در حال حاضر سیستم سازی کسب و کار بزرگترین دغدغه‌ی مدیران و صاحبان مشاغلی است که می‌خواهند با کمک این روش‌ها بازده، سود‌آوری و عملکرد سیستم‌شان را ارتقا دهند. فرآیندهای مدیریت در کسب و کار در میان شرکت های مختلف تقریبا شبیه به هم است.به راحتی می توان فرآیندهای مدیریت در کسب و کار را خارج از شرکت منبع‌یابی کرد چون فرآیندهای مدیریت در کسب و کار معمولا در شرکت‌های مشابه وجود دارد.
زمانی که با اشخاص یا شرکت‌های خارجی معامله می‌کنید، شرکت شما باید از فرآیندهایی استفاده کند که اطلاعات مناسب را در زمان‌های مناسب در اختیار پیمان کاران مستقل شما قرار دهد. این سیستم‌ها انتظارات شما را مشخص و به پیمانکاران مستقل کمک می‌کنند تا کارها را به گونه‌ای انجام دهند که خدماتی با کیفیتی بالاتر از آنچه شرکت شما به مشتریان، کارمندان و یا جامعه وعده داده است، ارائه کنند. در ادامه همراه مرکز بیزینس کوچینگ ایران باشید تا به سراغ موضوع فرایندهای کسب و کار برویم

استراتژی کسب و کار

سیستم های موجود در این بخش مهم شامل چهار مرحله هستند:

1. فرآیندهای مدیریتی

فرآیندهای مدیریتی، اقدامات و پروسه هایی هستند که به طور علنی و در مقابل چشم افراد انجام نمی شوند. فرایند های مدیریتی، سیستم‌های پشتیبانی از کسب و کار شما هستند و به طور مستقیم به تحویل محصولات و خدمات شما به مشتریان، مربوط نمی‌شوند.
فرایند های مدیریتی شامل اموری مانند: پاسخگویی به تماس ها، نظام شرکت، تشکیل پرونده، برخورد با مشتریان، فروشندگان و یا هر فرد دیگری که با شرکت شما تعامل دارد، هستند.

2. فرآیندهای مالی

فرایند های مالی شامل مواردی مانند: حقوق و مزایا، بودجه بندی، سفارشات خرید، حساب های دریافتی و حساب های پرداختی هستند. اگر شما پیمانکار مستقلی دارید که در بخش حسابداری به عنوان حسابدار شما فعالیت میکند، در نتیجه باید از فرآیندهایی استفاده کنید تا بتوانید اطلاعات درستی را در زمان های مناسب در اختیار حسابدارتان بگذارید. ممکن است تمام فرآیندهای مالی جزء زیرمجموعه‌های فرآیندهای مدیریتی نباشند. درباره همه‌ی فرآیندهای مالی تأمل کنید. معمولا زمانی که شما در حال فکر کردن به فرآیندهای مالی مورد نیاز هستید، اطلاعات زیادی درباره آنها بدست می آید.

3. فرآیندهای منابع انسانی

فرایندهای منابع انسانی شامل امور و مواردی مانند: تعدیل نیرو، استخدام، اخراج کارمندان و ارزیابی عملکرد آنها هستند. تمام فرآیندهای منابع انسانی را در لیستی بنویسید. بسیار مهم است که شما فرق بین یک سیاست و یک فرآیند را درک کنید. سیاست ها شامل قوانین و دستورالعمل هایی میشوند که بیانگر چگونگی تکمیل امور هستند. هم فرآیندها و هم سیاست ها، کارمندان را در اجرای سیستم ها راهنمایی می کنند.

4. فرآیندهای کامپیوتری

امور کامپیوتری زیادی وجود دارد که شرکت شما باید آنها را انجام دهد تا نیازی به متخصص IT نداشته باشید. مطمئن شوید تمام افراد نرم افزارها و فرآیندهای ساده عیب یابی را ارتقاء می دهند. در رابطه با کامپیوترها، باید به مواردی مانند سیم برق، باتری و راه اندازی مجدد توجه کرد. این کارها را باید پیش از شروع بخش بعدی کسب و کار انجام دهید.
فرآیندهای کامپیوتری شامل مواردی هستند مانند: سیستم پشتیبانی اطلاعات، ورود اطلاعات و درخواست از افراد کاردان برای پشتیبانی از این فرآیندها طبق فرآیندهای عیب یابی شرکت شما.

تحلیل کسب و کار

مدیریت کسب و کار

یک کارآفرین باید برای پوشیدن ردای یک رهبر و برای ایجاد پیشرفت و تصمیم گیری، انگیزه و انرژی کافی داشته باشد. حتی اگر در این مسیر مشکلاتی بر سر راه وجود داشته باشد، تنها راه ساختن کسب و کاری موفق این است که کارمندان‌تان را در مسیری درست رهبری کنید.

شما به عنوان یک مدیر باید دو کار مهم انجام دهید:

1. چشم اندازتان را از طریق تدوین یک برنامه ی کارآمد برای کسب و کارتان به واقعیت تبدیل کنید.
2. شاخص هایی تدوین کنید که بیانگر این خواهند بود که کسب و کار شما به مرور زمان چه عملکردی داشته است.

مدیران باید چه برنامه هایی برای کسب و کارشان داشته باشند؟

مدیران برای مدیریت کسب و کار خود باید دارای برنامه باشند.

• یک تصویر ذهنی از تاثیری که این برنامه بر کسب و کارتان خواهد داشت ایجاد کنید.
• برنامه ی کسب و کارتان را طراحی کنید.
• تمام چیزهایی که مورد نیازتان خواهد بود را تهیه کنید و هماهنگی لازم بین آنها را نیز پدید آورید.
• مشخص کنید که باید چه محصولی تولید کنید.
• جلساتی در رابطه با برنامه کسب وکار با کارمندان‌تان داشته باشید تا متوجه شوید برای عملی کردن برنامه‌ی خود به چه چیزی نیاز دارید، سپس آنها را فراهم کنید.
• یک نسخه نهایی برای برنامه خود در نظر بگیرید .
• یک مکانیزم تغییر در حال پیشرفت، ایجاد کنید .

یک برنامه‌ی کاری مسیر کارتان را مشخص می کند، شفافیت را در امورتان افزایش می‌دهد و میان اتفاقاتی که به صورت روزانه رخ می دهد ارتباط ایجاد می کند. یک برنامه کاری خوب امور کسب و کارتان را با چشم اندازتان همسو خواهد کرد و همه چیز را به واقعیت تبدیل می سازد، داشتن برنامه بین تمام کارهایی که انجام می دهید هماهنگی ایجاد می‌کند.

رهبری کسب و کار

مدیران چه شاخص هایی باید برای کسب و کارشان در نظر بگیرند؟

• تمام فعالیت ها و نتایجی که باید اندازه گیری شوند را شناسایی کنید.
• یک فرمت و ساختار گزارش مدیریتِ پایدار ایجاد کنید.
• سیستم های جمع آوری اطلاعات کارآمد ایجاد کنید.
• طبق نیاز گزارشاتی از مدیریت، طراحی کنید.
• سیستم هایی برای ارائه گزارش های مدیریت به صورت منظم ایجاد کنید.
• گزارشات را اصلاح کنید و ارتقاء دهید.

 اپلیکیشن بیزینس کوچینگ

مراحل اصلی کمی سازی کسب و کار به صورت هدفمند

1. تعیین کنید که کدام یک از فعالیت‌های کسب و کار به درستی فرآیند شرکت شما را انعکاس می دهد.
2. مشخص کنید اطلاعات مربوط به هر فعالیت چگونه باید به صورت پیوسته جمع آوری گردد، چه کسی مسئولیت جمع اوری این اطلاعات را بر عهده دارد و چگونه اطلاعات مربوط به روند انجام کار باید به مدیریت گزارش شود.
3. سیستمی برای جمع‌آوری این اطلاعات قرار دهید و دستورالعمل هایی برای تناوب، زمان بندی و فرمت ارائه این اطلاعات و بعلاوه جمع‌آوری گزارشات (اطلاعات) ضمیمه تنظیم کنید.
4. تصمیم بگیرید کدامیک از کارمندان‌تان بهره وری و مسئولیت پذیری بیشتری در رابطه با اطلاعات جمع اوری شده دارد و این اطلاعات را در زمان مناسب به افراد مربوطه ارائه می دهد. بررسی کنید که اطلاعات جمع‌آوری شده توسط کارمندان‌تان دنبال میشود و کارمندان‌تان طبق این اطلاعات امور را پیش می‌برند .
5. مطمئن شوید تناوب و زمان بندی گزارش های شما صحیح و مفید است. باید بتوانید در جمع آوری اطلعات تعادل برقرار سازید، زیرا همانطور که اطلاعات بسیار کم موجب بروز مشکلاتی برای شما می‌شود، اطلاعات بیش از حد نیز تنها موجب سردرگمی شما خواهد شد.
6.  پس از ایجاد اولین مجموعه گزارشات مدیریت، به بازخورد های ناشی از این گزارشات توجه کنید و روی فرآیند گزارش (تحویل گزارشات) خود کار کنید و آن را بهبود بخشید. تا زمانی که مدیران‌تان با سیستم کاری‌تان همراه هستند و یا اینکه این سیستم همچنان کارایی لازم را دارد، آن را مورد استفاده قرار دهید و در صورت نیاز ایرادات آن را رفع کنید و آن را ارتقاء دهید.

کمی سازی عملکردی مانند یک ذره بین ، دستگاه X-ray ، تلسکوپ و میکروسکوپ دارد؛ چرا که به شما اجازه می‌دهد تمام بخش‌های کسب و کارتان را بصورت جداگانه ببینید، در کنار اینکه بتوانید به صورت همزمان کل آن را مورد بررسی قرار دهید. کمی‌سازی تنها به اعداد و ارقام محدود نمیشود، بلکه یک نگرش است و درک شما را افزایش می دهد. کمی‌سازی مسیری به سمت یک کسب و کار کارآمد و موفق در سطح جهانی است.

برخی نکات مهم برای مدیریت در کسب و کار

• نقاط ضعف شما، نقاط قوت شما را از بین می برد. نقاط ضعف خود را بپذیرید، چرا که بخشی از وجود شما هستند. چشم پوشی از آنها، همه چیز را بدتر میکند.
• تمام مشکلات کاری شما ناشی از استراتژی شما می باشد. زمانی که متوجه شوید کسب و کاری که ایجاد کرده اید از روش های اشتباهی پیروی می‌کند که با همه روش های  کاری متفاوت است، ریشه ی مشکلاتتان را پیدا کرده اید و تنها در این صورت است که شما قدرت تغییر استراتژی اشتباهتان را دارید.
• مسئولیت پیامدهای استراتژی خود را بپذیرید، در آن صورت می توانید خودتان و کسب و کارتان را تغییر دهید. اگر چه این کار راحت نیست، اما نتایج خوبی به دنبال خواهد داشت.

اشتباهات متدوال در روش های مدیریت

• عدم مسئولیت پذیری
• کوته نظری (عدم تفکر نسبت به عواقب امور)
• ترس
• حواس پرتی
• تحت نظر گرفتن و کنترل مداوم کارمندان
• مسئولیت بیش از اندازه
• کارکردن بیش از اندازه
• قطع ارتباطات
• خویشتن گرایی (اهمیت به خود)

چگونه می‌توان کارها را سریع‌تر و بهتر انجام داد تا سرمایه و زمان بیشتری در اختیارتان قرار بگیرد؟

گاهی اوقات، شما باید از یک برنامه نویس درخواست کنید تا نرم افزاری برای شما طراحی کند که کارهایی که پیش از این توسط تیم شما انجام می‌شد را این نرم افزار انجام بدهد.
در موارد دیگر، شما می‌توانید از چارت‌ها و چک لیست ها استفاده کنید تا روش کاری‌تان را تغییر دهید.
در هر دو مورد، کارایی امور و درآمد زایی کسب و کارتان بیشتر می‌شود و می توانید بیش از گذشته در وقت تان صرفه جویی کنید.