گردش کار چیست؟ کارها در سازمان‌ ها و کسب و کارها از کجا شروع می شوند و کجا نقطه پایان آن هاست؟ در مراحل مختلف و متنوع گردش کار چه رخدادهایی انجام می شود؟ سازمان‌ ها چگونه از گردش کار استفاده می کنند؟ گردش کار چه اهمیتی برای کسب و کارها دارد؟ چگونه باید گردش کار را طراحی کرد؟ اگر شما هم این سوالات را در سر دارید پس جای درستی هستید و می توانید با مطالعه این مطلب در وبلاگ ایران بیزینس کوچینگ پاسخ این سوالات را دریافت کنید.

تحلیل کسب و کار

فهرست مطالب

1. گردش کار چیست
2. انواع گردش کار
3. گردش کار انسان محور
4. گردش کار سیستم محور
5. روش ایجاد گردش کار
6. جمع بندی

گردش کار چیست؟

گردش کار به عنوان دنباله ای از وظایف تعریف می شود که داده ها را از طریق یک مسیر خاص پردازش می کند. آن ها را می توان برای ساختار هر نوع عملکرد تجاری صرف نظر از صنعت استفاده کرد. به طور معمول، هر زمان که داده ها بین انسان ها و یا سیستم ها رد و بدل می شود، یک گردش کار ایجاد می شود. در واقع گردش کار نشان می دهد که افراد و سیستم ها در تعامل با هم باید چه مراحلی را طی کنند تا یک کار از نقطه شروع به نقطه پایان برسد. در سازمان های کوچک، متوسط و بزرگ گردش کار وجود دارد ولی ممکن است بسته به اندازه سازمان تغییرات کوچکی در مدل طراحی و استفاده از گردش کار وجود داشته باشد. نرم افزارهای خاصی برای ایجاد گردش کار وجود دارند که در ادامه به آن ها اشاره می کنیم.

رهبری کسب و کار

انواع گردش کار

گردش کار تقسیم بندی های متنوعی دارد ولی در یکی از استانداردترین تقسیم بندی ها گردش کار به سه گروه کلی تقسیم بندی می شود.

1.گردش کار فرایندی:

شروع، پایان و مراحل انجام کار در گردش کار فرایندی مشخص است. در یک فرایند شما می دانید که از کجا باید شروع کنید، چه مراحلی را باید طی کنید و در انتها به چه جایی باید برسید. به نظر می رسد گردش کار فرایندی بخش عمده ای از گردش کارهای هر سازمانی را پوشش می دهد. در واقع اکثر کارهای سازمان به صورت فرایندی از قبل تعریف شده است و برای اینکه بتوانید گردش کار آن را ثبت کنید می توانید به راحتی و با توجه به مشخص بودن فرایند آن را ایجاد کنید.

2.گردش کار موردی:

گردش کار موردی برعکس گردش کار فرایندی است. در این مدل شما نمی دانید که شروع و پایان کار چیست و حتی ممکن است ندانید که چه مراحلی را پیش رو دارید. در این روش کسب و کارها سعی می کنند آن قدر مراحل را با سعی و خطا جلو ببرند و داده های مربوط به آن را جمع آوری کنند تا بتوانند گردش کار موردی را به درستی تعریف کنند. گردش کار موردی نیز بخشی از فعالیت های سازمان را که از قبل برنامه ریزی نشده اند پوشش می دهد.

3.گردش کار پروژه ای:

گردش کار پروژه ای بیشتر شبیه به گردش کار فرایندی است اما دقیق مثل آن نیست و کمی هم شبیه به گردش کار موردی است. بنابراین می توان این روش را روش بیابینی دو روش قبلی دانست. گردش کار پروژه ای همان طور که از نامش پیداست در مورد پروژه هاست و با توجه به اینکه در تعریف پروژه ها می دانیم شروع و پایان به طور معمول مشخص است بنابراین این روش بیشتر شبیه به روش گردش کار فرایندی است. اما در مورد مراحل کار ممکن است در طول انجام پروژه تغییراتی را شاهد باشید که در این حالت باید از روش مشابه روش گردش کار موردی استفاده کنید.

سیستم سازی کسب و کار

مدیریت کار یا گردش کار

مدیریت انجام کارها و امور مربوط به آن با گردش کار متفاوت است. به عنوان مثال اگر چنین برنامه ای داشته باشید که صبح خرید می کنید، سپس در پارک قدم می زنید و بعد ماشین را به کارواش می برید این مدیریت کارهای شما را نشان می دهد چرا که هیچ کدام از این کارها به عنوان مراحل قبل یا بعد کاری تعریف نشده است. اما اگر چنین برنامه ای داشته باشید که صبح نان می خرم، صبحانه می خورم، لباس ورزشی می پوشم، به باشگاه می روم و ورزش می کنم، در این حالت شما یک گردش کار مشخص دارید. در واقع هر کدام از مراحل این گردش کار به درستی انجام نشود شما کل هدفتان که ورزش کردن بوده است را به درستی نمی توانید انجام دهید چرا که اگر به باشگاه نیامده باشید نمی توانید ورزش کنید، اگر صبحانه نخورده باشید به احتمال زیاد انرژی لازم برای ورزش را ندارید و اگر خرید نکرده باشید پس صبحانه ای در کار نیست.

گردش کار انسان محور

در گردش های کاری انسان محور، بیشتر وظایف به انسان محول می شود. این موارد ممکن است به تأیید داده ها، ایجاد موارد جدید یا بررسی مجدد اطلاعات نیاز داشته باشند. در واقع انسان، محور این دسته از گردش کارهاست. به عنوان مثال اگر قرار باشد شما اطلاعات دقیق در مورد کیفیت یک محصول را جمع آوری کنید حتی اگر یک سیستم داده ها را ذخیره سازی کند ولی چون تحلیل کیفی است باز هم نیاز است انسان محور این گردش کار باشد.

گردش کار سیستم محور

در گردش‌های کاری سیستم محور، بیشتر کارها توسط یک ماشین انجام می ‌شود و نیاز به دخالت کم یا بدون نیاز به دخالت انسان است. به عنوان مثال، برای ایجاد یک گزارش مالی، ممکن است یک گردش کار در همان زمان هر ماه آغاز شود تا داده‌های خاصی را از سیستم‌های مختلف دریافت کند، آن ‌ها را در یک گزارش تجزیه و تحلیل کند و گزارش را برای همه ذینفعان ایمیل کند. یک سیستم می تواند تمام این وظایف را انجام دهد. در واقع در اینجا نیازی به حضور انسان نیست و ماشین می تواند به صورت خودکار این گردش کار را انجام دهد. در سیستم های اتوماسیون اداری بسیاری از این گردش کارها به چشم می خورد.

استراتژی کسب و کار

روش ایجاد گردش کار

برای ایجاد گردش کار نیاز دارید که مراحل دقیق کار را بدانید. در بسیاری از موارد ابزارهای دیجیتال به کمک شما می آیند و با استفاده از آن ها می توانید گردش کار خود را ترسیم کنید. ابزارهایی مانند ویزیو و یا ایکس مایند می توانند شما را در ترسیم گردش کارتان کمک کنند. به طور استاندارد ابزارهای BPM می توانند یکی از بهترین گزینه ها برای طرحی گردش کار باشند. با استفاده از BPMها شما می توانید به راحتی مدیریت فرایندهای کاری و گردش کارها را ایجاد و مدیریت کنید. اما همه چیز ابزار نیست برای اینکه بتوانید یک گردش کار را به درستی ایجاد کنید باید مراحل را شناسایی کنید، با ذیفنعان در ارتباط باشید، اهداف کسب و کارتان را مد نظر بگیرید و یک نمونه اولیه از گردش کار را طراحی کنید. این گردش کار باید در عمل نیز آزموده شود بنابراین بعد از ایجاد گردش کار باید سعی کنید آن را در سازمان خود پیاده سازی کنید تا افراد بتوانند با آن دست و پنجه نرم کنند. شما وظیفه دارید تک تک مراحل را بررسی کنید و اگر مورد مشکل داری را مشاهده کردید اصلاح کنید. در بسیاری از موارد شما نیازمند دریافت مشاوره هستید. اگر به مشاوره نیاز دارید می توانید با کارشناسان خبره ما در حوزه طراحی گردش کار در تماس باشید. کارشناسان ایران بیزینس کوچینگ در اسرع وقت با شما تماس خواهند گرفت.

مزایا گردش کار

وجود گردش کار در سازمان ها مزایای بسیار زیادی دارد. در ادامه به چند مورد تیتروار اشاره می کنیم:

1. شفافیت
2. مشخص شدن وظایف
3. امکان پیگیری مرحله به مرحله
4. امکان بررسی مشکلات احتمالی در هر بخش
5. سرعت بخشیدن به انجام کارها
6. سرعت بخشیدن به پیگیری عدم انجام کارها توسط واحد مربوطه
7. امکان گزارش‌ گیری دقیق و سریع

 اپلیکیشن بیزینس کوچینگ

جمع‌ بندی

برای سر و سامان دادن به کارها، هر کسب و کاری نیازمند ایجاد گردش کار است. در سازمان های کوچک تر شاید کمتر اهمیت این موضوع نمایان باشد ولی هر چه کسب و کار بزرگ تر باشد احتمال نیاز آن به گردش کار بیشتر خواهد بود. در بسیاری از سازمان های دولتی الزام ایجاد گردش کار وجود دارد و نرم افزارهای اتوماسیون اداری این گردش کارها را پشتیبانی می کنند اما در سازمان های خصوصی بسته به نظر مدیریت مجموعه ممکن است علاقه مندی برای ایجاد گردش کارها وجود داشته باشد. به هر حال وجود گردش کار در سازمان ها می تواند به شفافیت و سرعت بخشیدن به کارها کمک کند.در صورت تمایل میتوانید در دوره بیزینس کوچینگ برای بهبود وضعیت کسب و کار خود شرکت کنید

منبع