نمودار SIPOC در اواخر دهه 1980 به عنوان بخشی از رویکرد مدیریت کیفیت جامع (TQM) و یکی از ابزارهای مدل Six Sigma برای بهبود مستمر فرآیندهای تجاری ایجاد شد. برای توضیح بیشتر باید گفت که Six Sigma یکی از شیوه های تجاری برای بهبود کیفیت است که تعداد نقص های موجود در یک فرآیند در حال انجام را اندازه گیری میکند و هدف آن حذف سیستماتیک این مشکلات است.
نمودار SIPOC در مرحله تعریف چرخه بهبود فرآیند استفاده میشود که در آن اهداف پروژه، چالش ها، محدودیت ها و چارچوب های زمانی به وضوح تعریف شده اند. این نمودار همچنین در برنامه های بهبود فرآیند تجاری و بخش های تولیدی، نقش مکمل را ایفا میکند. در این مطلب از سایت مرکز بیزینس کوچینگ ایران با تعریف نمودار SIPOC و بررسی مزایا و معایب آن، دلیل اهمیت استفاده از این نمودار در کسب و کارهای مختلف را به شما توضیح خواهیم داد. با ما همراه باشید.
نمودار SIPOC چیست؟
نمودار SIPOC، نمایشی بصری از فرآیندهای کسب و کار در قالب جدول است. نام این نمودار مخفف تأمین کنندگان (Suppliers)، ورودی ها (Inputs)، فرآیند (Process)، خروجی ها (Outputs) و مشتریان (Customers) است و نقشه ای برای فرآیند کسب و کار محسوب میشود. از این نمودار برای تعریف ورودی ها و خروجی های یک فرآیند از مرحله شروع تا تکمیل آن استفاده میشود. هدف تکنیک SIPOC تعیین نتایج، شناسایی ناکارآمدی ها و بهبود تلاش های انجام شده از طریق ارائه یک نمای کلی سطح بالا از فرآیندهای فعلی و به چالش کشیدن افراد برای تعریف فرآیندهای جدید و بهبود یافته است.
استفاده از ابزار SIPOC تمامی افراد – از کارمندان جدید گرفته تا ذینفعان – را راجع به پروژه ها و فرآیندها مطلع میسازد و درک یکپارچه ای از فرآیندها یا مشکلات موجود را فراهم میکند. شفافیت ایجاد شده توسط این نمودار باعث تسهیل شناسایی حوزه های بی ارزش شده و اصول لازم برای اقدامات رفع مشکل را تشکیل میدهد. رویکرد SIPOC یک روش مستقیم و ساده برای طرح بندی یک فرآیند تجاری است که به ایجاد همسویی در سراسر سازمان کمک میکند. البته باید توجه داشت برای موفقیت کامل باید از نمودار SIPOC در کنار تکنیک های دیگر استفاده کرد.
برای مثال، طرح فرآیند استخدام نیروهای جدید از طریق نمودار SIPOC به شکل زیر است:
1.تأمین کنندگان: منابع انسانی، مدیر بخش استخدام، متقاضیان
2.ورودی‌ها: جایگاه شغلی، لیست سوالات مصاحبه، مصاحبه ها
3.فرآیند: مدیران بخش استخدام، نیاز برای استخدام نیروهای جدید را شناسایی میکنند. بخش منابع انسانی جایگاه شغلی مورد نیاز را تبلیغ کرده، ارزیابی های قبل از مصاحبه را انجام داده و لیستی از متقاضیان قبول شده را به مدیر بخش استخدام میفرستد. مصاحبه انجام شده و تعدادی از متقاضیان واجد شرایط به عنوان کارمند استخدام میشوند.
4.خروجی ها: انتشار لیست جایگاه های شغلی مورد نیاز، انجام بررسی ها، خلاصه ای از مصاحبات
5.مشتریان: بخش منابع انسانی، مدیر بخش استخدام، متقاضیان
در چه صنایعی از نمودار SIPOC استفاده میشود؟
نمودار SIPOC یک تکنیک جامع برای بهبود فرآیند است که فرآیندها را به همراه ورودی ها و خروجی های آن در قالب یک نقشه واحد در اختیار همه قرار میدهد. به همین دلیل این مدل طرح ریزی کسب و کار با موفقیت کامل میتواند توسط تمامی صنایع، سازمان ها، بخش ها و افراد مورد استفاده قرار بگیرد. برخی از برجسته ترین شاخه های مدل SIPOC را در زیر مشاهده میکنیم:
- بخش تولیدی
- بخش ساخت و ساز
- خدمات
- بانکداری
- حوزه فناوری
- بخش منابع انسانی
دلیل اهمیت این نمودار
همانطور که اشاره کردیم، به کار بردن نمودارهای SIPOC یکی از تکنیک های مدیریت کیفیت است که در بخش مدیریت پروژه Six Sigma و سایر مدل های بهبود فرآیند تجاری مورد استفاده قرار میگیرد. این نمودار برای شناسایی علل تغییرات در پیشبرد فرآیند، گزینه ای ایده آل است. شما میتوانید از آن برای اندازه گیری و کنترل تغییرات استفاده کنید تا به فرآیندی باثبات تر و قابل پیشبینی تر دست پیدا کنید.
همچنین نمودارهای SIPOC برای تجزیه و تحلیل و بهبود فرآیندهای تجاری بسیار مفید هستند. درک آنها به دلیل ماهیت کاربری آسان و زبان ساده به کار گرفته شده در آنها بسیار راحت است و میتوان آنها را در هر زمینه تجاری به کار گرفت. استفاده از آن برای استخدام افراد جدید، اضافه کردن اعضای جدید به پروژه ها و اطلاع رسانی به ذینفعان نیز مناسب است.
نمودار SIPOC به شما اجازه میدهد تا مشخصات مربوط به ورودی ها را تعریف کرده و بدون ایجاد سوءتفاهم مشخص کنید که چه شخصی باید ورودی های مذکور را تأمین کند. همچنین این نمودار به شما کمک میکند تا حین انجام فرآیندها، مشتریان بالقوه و نیازهای خاص آنها را شناسایی کنید.
مزایای نمودار SIPOC
نمودار SIPOC نه تنها به ورود افراد جدید و ناآشنا به پروژه کمک میکند، بلکه رسیدن به درک مشترکی از اهداف پروژه را نیز برای این افراد راحت تر میکند. همانطور که گفتیم، وجود این نمودار به یک اندازه برای کارکنان و ذینفعان اهمیت دارد. در زیر به چند مورد از مزایای کلیدی SIPOC اشاره میکنیم:
- نمودار SIPOC شفافیت و همسویی لازم در سراسر یک سازمان در مورد یک فرآیند خاص را به ارمغان می آورد.
- نمایی کلی از پروژه را برای مدیریت استراتژیک فراهم میکند.
- میتوان از آن برای مستندسازی فرآیند و پروژه ها استفاده کرد.
- میتواند به عنوان مطالب آموزشی برای ورودی های جدید عمل کند.
- به شناسایی صحیح تأمین کنندگان و مشتریان کمک میکند.
- به شفاف سازی الزامات ورودی و خروجی ها کمک میکند.
- از ابتکارات مربوط به حل مشکل در فرآیندهای مختلف پشتیبانی میکند.
معایب نمودار SIPOC
اشکالات نمودار SIPOC ناشی از شکل ساده این مدل است. با این که با استفاده از ابزار SIPOC میتوان شفاف سازی را در سراسر سازمان افزایش داد، اغلب به کار بردن آن برای حل مسائل مربوط به فرآیندها به تنهایی کافی نیست. معایب این نمودار را میتوان به شکل زیر خلاصه کرد:
- نمودار SIPOC میتواند برای حل مشکلات مربوط به فرآیندها به تنهایی ناکافی باشد.
- نمودار SIPOC فقط یک رویکرد ساده برای طرح ریزی فرآیند است.
- برای عملکرد بهتر باید از آن در کنار ابزارهای دیگر استفاده کرد.
جمع بندی
نمودار SIPOC یکی از قدیمی ترین و قابل اعتمادترین روش ها برای ترسیم یک فرآیند تجاری به کلی ترین روش ممکن است. این مدل به شما نمایی کلی از فرآیندها ارائه میدهد که میتواند به شما کمک کند تا اعضای جدیدی را به راحتی وارد پروژه کاری خود کنید. همچنین این نمودار میتواند پایه و اساس یک ابتکار جدید در بهبود فرآیند کسب و کار آینده شما باشد. امیدواریم خواندن این مطلب به شما در درک اهمیت استفاده از نمودار SIPOC در فرآیندهای تجاری کمک کرده باشد.
مقالات مرتبط
ابزارهای تحلیل کسب و کار (معرفی بهترین نرم افزار های تحلیل کسب و کار)
