اولین ملاقات با تیم جدید می‌‎تواند برای مدیران دلهره آور باشد. می‌‎خواهید که دیدارتان به‌خوبی پیش برود و رهبری‌تان ‌‎را اثبات کنید، ولی نباید در این راه فرهنگ یا مناسبات تیم را خراب کنید یا دستاوردهایشان را زیر سؤال ببرید. جدیت بیش از حد ممکن است فاجعه‌بار باشد، ولی عدم اثبات قاطعیت هم این‌طور است. البته، با مدیریت صحیح دیدار معارفه غیررسمی، فرصت عالی برای آشنایی با تیم، برقراری اعتماد با آنها و ایجاد احترام متقابل دارید. شما می‌توانید با ترکیب مهارت‌های ملاقات با تیم جدید و مهارت‌های ارتباطی در محیط کار، کنترل و رابطه مناسبی با تیم‌تان برقرار کنید.

با مطالعه این مطلب، برای اولین ملاقات با تیم جدید خود آماده خواهید شد. پس این پنج مرحله را طی کنید تا دیدار اولیه خوبی داشته باشید.

1. درباره تیم جدیدتان اطلاعات کسب کنید

مهارت‌ها و موفقیت‌های کاری تیمتان و هر اطلاعات دیگر را بخوانید. با این کار، به تیمتان نشان می‌‎دهید آنقدر برایشان ارزش قائل هستید که پیش از دیدارتان، درباره اعضایش اطلاعات کسب کنید. اگر نمی‌‎توانید این داده را پیدا کنید، با دپارتمان منابع انسانی‌تان ‌‎صحبت کنید که ممکن است تصاویر و اطلاعات پیشینه اعضای جدید تیمتان را داشته باشند.

با این داده‌ها، سعی کنید که چهره، اسم و زادگاه افراد را به‌خاطر بسپارید. اگر حفظ نام افراد برایتان سخت است، از ارتباط چهره استفاده کنید که اسمشان را به ویژگی خاصی ربط دهید. سعی کنید اسم‌ها را هم درست تلفظ کنید.

در صورت ممکن، پیش از شروع نقش جدیدتان، با رئیس و مدیر قبلی تیم قرار حضوری بگذارید تا درباره نقاط ضعف و قوت، مسائل رفتاری یا هرگونه اختلاف مهم صحبت کنید.

اگر قرار است با تیم‌هایی از فرهنگ‌های مذهبی یا ملی دیگر کار کنید، راجع به تفاوت‌های بینتان ملاحظه‌کار باشید. همچنین، با افزایش هوش فرهنگی‌تان ‌‎می‌‎توانید زمینه عالی برای کار در هر محیط چندفرهنگی داشته باشید. اینجا باید با مشاهده، همدلی و توجه، دیگران و شرایط را درک کنید. فرهنگ کلی سازمانتان را پیش از دیدار با تیمتان به یاد داشته باشید، چه فرهنگی رسمی (با مجرا‌های ‌‎ارتباطی و فرایند‌های ‌‎تصمیم‌گیری مشخص) یا غیررسمی باشد. با این کار، می‌‎توانید در جلسات معارفه درست رفتار و صحبت کنید. باز هم در صورت ممکن، از مدیر قبلی درباره فرهنگ سازمان نظر بخواهید تا بدانید که قرار است با چه عقاید و رفتارهایی روبرو شوید.

احتمال دارد که اعضای تیم جدیدتان جزء همکاران سابقتان باشند. مدیریت همکاران سخت است و باید روابط کارتان را از نو ایجاد کنید تا به‌خوبی آنها را مدیریت کنید. ولی نباید این را در جلسه معارفه انجام دهید تا مسائل مطرح شده دیگر کم‌رنگ نشود. البته، آماده هر مسئله احتمالی باشید.

2. فضای دیدار را آماده کنید

در ملاقات حضوری، فضای خنثی مثل سالن جلسات را انتخاب کنید. به صندلی‌ها، نور و دما توجه کنید تا اتاق راحت باشد. این کار استرس را کمتر و گفتگو را راحت‌تر می‌‎کند.

در ملاقات غیرحضوری، باید به چند نکته توجه کنید. علی‌رغم اینکه دنیای ما بیش‌ازپیش مجازی می‌‎شود، برگزاری دیدار‌های ‌‎آنلاین زمان می‌‎برد و اشکالات فنی رخ می‌‎دهند.

زودتر به اتاق جلسه بروید تا بدانید که همه چیز، مثل نور و اتصال اینترنت، درست است. با این کار، اگر به مشکل خوردید، وقت دارید که از متخصص کمک بگیرید.

با چند کار دیگر می‌‎توانید ملاقات‌های ‌‎مجازی را به‌درستی اداره کنید. به طور مثال، اگر جلسه تصویری دارید، از همه بخواهید که چند دقیقه زودتر وارد جلسه شوند تا سر وقت شروع کنید. می‌‎توانید از اعضا بخواهید که وقتی صحبت نمی‌‎کنند، صدایشان را قطع کنند.

3. جلسه باید کوتاه و غیررسمی باشد

پیش از شروع جلسه، به تیمتان بگویید که قرار است جلسه معارف کوتاه و غیررسمی باشد، پس دستور جلسه در کار نیست.

در جلسه، کمی درباره خودتان بگویید. بهتر است از داستان‌گویی تجاری برای بیان ارزش‌ها و اهدافتان استفاده کنید. فعلاً لازم نیست که خیلی وارد جزئیات برنامه شوید. می‌‎توانید این را بعداً در جلسه رسمی تر بگویید.

در این لحظه، فقط بگویید که جلسه رودررو با هر یک از اعضای تیم ترتیب خواهید داد تا کمی با هم آشنا شوید و ببینید که چطور می‌‎توانید کمکشان کنید. به آنها بگویید که پس از این جلسات رودررو، با کل تیم جلسه خواهید گذاشت. همچنین، خیلی شفاف بگویید که 90 روز اول را صرف آشنایی با تیم و سازوکارش خواهید کرد. قبول کنید که احتمالاً باید تغییراتی بدهید، ولی اول باید نقاط ضعف و قوت را بشناسید.

بهتر است که مدیران کمی پس از ورود به سمتشان، به دنبال «پیروزی سریع» باشند. قطعاً به دنبال فرصتی برای بهبود اوضاع بگردید، ولی سعی کنید که سیستم‌ها یا فرایند‌های ‌‎فعلی را خیلی از ریشه تغییر ندهید. شاید طراحی اینها سال‌ها زمان برده باشد و عملکرد خوبی داشته باشند.

بقیه جلسه را به آشنایی با تیم جدیدتان اختصاص دهید. بگذارید که سؤال بپرسند. اگر پیشینه شما برایشان جالب باشد، سؤال خواهند پرسید. کامل به سؤالات جواب دهید، ولی به‌جای تأکید بر موفقیت‌های خودتان، سعی کنید که با تواضع، صحبت را به سمت اهداف مشترکتان بکشید.

در حالت ایده‌آل، تیمتان باید سه پیام را دریافت کند:

• خوشحالم که اینجا هستم و دستاوردهایتان قابل‌احترام هستند.
• لطفاً بدانید که قرار نیست شما را مضطرب کنم یا زندگی را برایتان سخت کنم.
• آمده‌ام تا شما را در اولویت قرار دهم و کمک کنم تا کارتان را به‌خوبی انجام دهید.

طبیعتاً می‌‎خواهید که با این جمع جدید مهربان باشید، ولی مراقب باشید جوگیر نشوید و قول چیزی را ندهید که توان انجامش را ندهید.  با این کار، از ابتدا درستکاری و اصالت خودتان را نشان می‌‎دهید.

4. الگوی رفتاری باشید

حرکاتتان در دیدار اول و ملاقات با تیم جدید، روند رهبری‌تان را مشخص می‌‎کند، پس باید جو کاری مطلوبی را ایجاد کنید که احترام و ادب در آن ارزش بالایی دارند.

مراقب چیز‌های ‌‎بدیهی باشید: سر وقت برسید، پوشش مناسب داشته باشید و حرف‌های ‌‎صحبت کنید. تمام حواستان باید به تیمتان باشد، پس گوشی‌تان ‌‎را سایلنت کنید یا حتی کلاً خاموشش کنید.

یادتان باشد که زبان بدن شما بیانگر خیلی چیزهاست. ژست آزاد داشته باشید و از تیک‌های عصبی مثل کوبیدن پا به زمین دوری کنید، چون شاید به معنی بی‌صبری تلقی شود. به مصاحبه تخصصی ما با نیک مورگان درباره آداب گوش دهید تا تأثیر لحن صدا و حالت بدن را در کیفیت ارتباطات و رهبری بفهمید.

5. گپ و گفت خوبی داشته باشید

گفتگوی خودمانی اساساً به معنی برقراری ارتباط است، پس نباید آن را کلاً حذف کنید تا جلسه بهینه برگزار شود. مطلب ما با عنوان شیوه گپ و گفت مقدمه کاملی از هنر ادامه روند گفتگو است.

دیگران جزئیات حرف‌هایتان را به یاد نمی‌‎آورند، بلکه یادشان می‌‎آید که چه حسی به آنها دادید. پس اگر از اعضای تیم بخواهید که راجع به بهترین لحظات زندگی شان صحبت کنند، خاطره خوبی در ذهنشان از شما خواهد ماند. همچنین، خیلی با ارزش‌های ‌‎تیمتان آشنا خواهید شد.

سعی کنید که به حرف‌های دیگران با دقت گوش کنید. باید با تمرکز روی حرفها، زبان بدن و لحن گوینده، سعی کنید که منظورش را کامل بفهمید. نباید وقتی صحبت می‌‎کند، جواب خودتان را آماده کنید.

یکی دیگر از روش‌های برقراری اعتماد این است که راجع به خودتان اطلاعات بدهید (خیلی شخصی نباشد!). به‌طرف مقابل نشان می‌‎دهید که حاضرید آسیب‌پذیر باشید، چون در افشاگری پیش قدم شدید. بقیه را هم به بحث دعوت کنید، ولی مجبورشان نکنید که از دایره راحتی شان بیرون بیایند. برخورد اول خیلی مهم است، پس نباید کسی را خجالت زده کنید.

احتمال دارد که دیدار اول در محیط اجتماعی خواهد بود، نه محیط کاری. البته، در هر محیطی، اصول بالا را رعایت کنید. خوش‌برخورد، محترم و حرفه‌ای باشید، علی‌رغم اینکه می‌‎خواهید خیلی راحت باشید.

نکات کلیدی ملاقات با تیم جدید

اگر آماده دیدار اول با تیمتان نباشید، ممکن است رابطه‌تان شروع خوبی نداشته باشد. از طرف دیگر، با اداره درست دیدار اول، بقیه به رهبری شما اعتماد می‌‎کنند، می‌‎توانید ارتباط برقرار کنید و تأثیر مثبتی بر تعاملات آینده بگذارید.

پس آمادگی کامل خیلی مهم است. باید از قبل با اعضای تیم و فرهنگشان آشنا شوید.

جلسه را در محیط راحت و خنثی برگزار کنید. اگر جلسه مجازی است، تمام مسائل فنی را از قبل حل کنید تا تبدیل به مشکل جدی نشوند.

دیدار اول باید غیررسمی باشد، ولی برای روز‌های ‌‎آینده، جلسات رودررو و یک جلسه تیمی رسمی دیگر ترتیب دهید.

در حین گپ و گفت، به‌دقت گوش کنید و رفتار خوبی داشته باشید تا با اعضای جدید تیمتان ارتباط برقرار کنید.