تا به حال در رساندن منظورتان به مشکل برخورده‌اید؟
شاید سعی داشتید پروژه‌ای نوآورانه را معرفی کنید یا مدیریت جلسه‌ای را در دپارتمانتان به عهده داشتید یا شاید هم می‌خواستید سخنرانی میخ‌کوب‌کننده‌ای را ارائه دهید. تمام تلاشتان را به کار بستید اما تنها چیزی که نصیبتان شد نگاه‌های سردرگم و سکوت آزاردهنده بود. اینجا همان‌جایی است که مهارت‌ ارتباطی به کمک شما می‌آیند.

مشاهده کنید : تحلیل کسب و کار

مهارت‌ ارتباطی در محیط کار، ضروری برای بیان افکار شما

احتمالاً مشکل از موضوعی نبود که می‌خواستید مطرح کنید؛ فقط باید کمی بیشتر روی نحوهٔ بیانش کار می‌کردید. ما در این مقاله با پرداختن به شش جنبهٔ مختلف ارتباط به کمک مهارت‌ ارتباطی شما را به  سخنران بهتری تبدیل می‌کنیم.

1. درک اصول اولیه.
2. برنامه‌ریزی ارتباط.
3. ارتباط قدرتمند در نوشتار.
4. ارتباط رودرروی مؤثر.
5. برگزاری جلسات پربار.
6. ارائهٔ سخنرانی‌های بی‌نقص.

مشاهده کنید : سیستم سازی کسب و کار

۱. درک اصول اولیه مهارت‌ ارتباطی

با توجه به گسترهٔ کانال‌های ارتباطی موجود، مانند ایمیل، مطالب بازاریابی، سخنرانی‌ها و شکل‌های نوشتاری و گفتاری دیگر، باید رویکردی سیستماتیک را در ارتباطات اتخاذ کرد. مقالهٔ دیگر ما با عنوان «چرخهٔ ارتباط»، که اصول اولیهٔ کار با هریک از این ابزارها را پوشش می‌دهد، می‌توان نقطهٔ شروع خوبی باشد. این مقاله به فرآیند شش‌مرحله‌ای سامان‌دهی و ارائهٔ پیام‌ها و سپس استفاده از بازخوردهای دریافتی می‌پردازد.

به یاد داشته باشید که ارتباط فرآیندی دوطرفه است: علاوه بر صحبت کردن و ارائهٔ پیامتان، باید به پاسخ‌های طرف مقابلتان هم گوش دهید. می‌توانید از طریق آزمون ما مهارت گوش دادن خود را بسنجید و مطالب بسیاری هم وجود دارند که به شما در درک مفاهیمی که دیگران سعی در انتقالشان دارند کمک می‌کنند. به عنوان مثال، می‌توانید یاد بگیرید با احساس همدلی و دل‌سوزی به حرف‌های دیگران گوش دهید، که نشان می‌دهد به حرف‌هایشان توجه می‌کنید و آن‌ها را می‌فهمید. گوش دادن فعال هم می‌تواند مفید باشد، یعنی به تعویق انداختن قضاوت تا زمانی که حرف‌های طرف مقابل تمام شده باشد. همین‌طور که مهارت‌های بیشتری را می‌آموزید، در می‌یابید که بهبود کیفیت روابطتان به اندازهٔ نحوهٔ بیان مطالب در ارتقاء مهارت ارتباطی اهمیت دارد.

موفقیت در تجارت اغلب در گرو موقعیت‌شناس بودن، بهبود حس همدردی و تلاش برای درک دیدگاه‌های فرد مقابل است. هرچه بیشتر به درک متقابل با همکاران و مشتریانتان دست پیدا کنید، می‌توانید روابط باکیفیت‌تری را با آن‌ها برقرار کنید. این مهارت‌ها در کنار همدیگر می‌توانند محل کارتان را شادتر و منسجم‌تر کنند و بازدهی آن را افزایش دهند.

مشاهده کنید : استراتژی کسب و کار

۲. برنامه‌ریزی ارتباط

هدف برنامه‌ریزی ارتباط رساندن پیام مناسب به افراد مناسب با روش مناسب است. به نظر ساده می‌آید، اما بسیاری از افراد نمی‌توانند ارتباطاتشان را به درستی برنامه‌ریزی کنند، که ممکن است منجر به سوءتفاهم، سرخوردگی و فرصت‌های ازدست‌رفته شود.

یکی از رویکردهای مناسب استفاده از چارچوب استراتژی برای شناسایی و درک مخاطبانتان و فکر کردن دربارهٔ بهترین روش برای برقراری ارتباط با آن‌ها است. هیچ چیزی را فرض نکنید. هوشمندانه به نیازهای مخاطبانتان گوش دهید. سوالات مناسب را به روش صحیح بپرسید تا بتوانید بیشترین اطلاعات ممکن را در مرحلهٔ برنامه‌ریزی به دست آورید. زمانی که آمادهٔ نگارش پیامتان هستید می‌توانید از ابزارهایی مانند مثلث بلاغت استفاده کنید تا توقعات افراد، پس‌زمینهٔ پیام و هدف پیامتان را در نظر بگیرید. همچنین می‌توانید توالی انگیزشی مونرو را برای جلب توجه مخاطبان و ارائهٔ دعوت به عملی خیره‌کننده به کار بگیرید.

یکی از روش‌های دیگر درگیر کردن عواطف مخاطبان با استفاده از قدرت داستان‌گویی است. می‌توانید از این روش قدرتمند برای آگاهی‌بخشی به مخاطبان و ایجاد نقاط مشترک با آن‌ها استفاده کنید.

مهم نیست از کدام کانال و چه سبکی برای انتقال پیامتان استفاده می‌کنید، فقط به یاد داشته باشید که پیامتان همیشه ساده باشد و از اصطلاحات فنی دشوار هم استفاده نکنید. مقالهٔ دیگر ما با عنوان «هفت C ارتباطات» می‌توانید در این مورد به شما کمک کند. اطلاعاتی را که می‌خواید ارائه دهید به صورت منظم در بخش‌های مستقل و قابل فهم سازمان‌دهی کنید و سادگی و شفافیت را مبنای کار خود قرار دهید.

مشاهده کنید : رهبری کسب و کار

۳. ارتباط قدرتمند در نوشتار

هیچ‌کس دوست ندارد وقت گران‌بهایش را صرف رمزگشایی ایمیل‌های درهم و برهم، گزارش‌های طولانی و پیام‌های پیچیده کند. پس باید مهارت درست نوشتن را به عنوان یکی از پیش‌نیازهای مهارت ارتباطی بیاموزید. مخاطبان شما پیام‌های نوشتاری بسیاری را دریافت می‌کنند پس باید پیامتان را به گونه‌ای بنویسید که توجه آن‌ها را جلب کنید و اطلاعات مهم را در سریع‌ترین حالت ممکن به آن‌ها برسانید. روش نوشتار هرم وارونه در این‌جا به کارتان می‌آید، چون نکات مهم پیام را در قسمت‌های اول قرار می‌دهد.

کوتاهی، شفافیت و انتخاب هوشمندانهٔ موضوع استراتژی‌های اصلی برای نوشتن ایمیل‌های اثربخش هستند. از طولانی شدن پیام، استفاده از لحن اشتباه و سایر اشتباه‌های رایج دوری کنید. این توصیه‌ها برای پیام‌رسان‌های فوری هم صدق می‌کنند، فقط باید پیام‌هایتان را کوتاه‌تر کنید چون خواندن متن‌های بلند در برنامه‌های پیام‌رسان کار دشواری است.

متن‌های طولانی‌تر، مانند گزارش‌های تجاری، هم باید به صورت واضح و منطقی سازمان‌دهی شوند تا مخاطبان بدانند برای اطلاعات مورد نیازشان باید دقیقا به کدام قسمت متن مراجعه کنند و از مواجهه با حجم بالایی از داده‌های بدون ساختار سردرگم نشوند.

مشاهده کنید :  اپلیکیشن بیزینس کوچینگ

۴. ارتباط رودرروی موثر

ارتباط رودررو بهترین فرصت برای ایجاد روابط خوب و تعامل شخصی با افراد است. گپ‌های خودمانی کوتاه می‌توانند احساس راحتی را به مخاطبانتان القا کنند اما باید حواستان باشد که با دقت به صحبت‌هایشان گوش کنید. با گوش دادن به آن‌ها می‌توانید به اطلاعات ارزشمندی دربارهٔ علایق و ارزش‌هایشان دست پیدا کنید و بفهمید که از چه زبانی باید برای نزدیک شدن به آن‌ها استفاده کنید.

ممکن است در موقعیت‌هایی قرار بگیرید که برایشان آمادگی ندارید، مثلا مجبور شوید به پرسشی غیرمنتظره پاسخ دهید یا کسی از شما بخواهد که به جای او سخنرانی کنید. مقاله‌های دیگر ما با عنوان «فکر کردن در لحظه» و «مهارت‌های گفتاری فی‌البداهه» می‌توانند به شما کمک کنند با اعتمادبه‌نفس بالا از پس از موقعیت‌ها بر بیایید. همچنین ممکن است موقعیتی غیرمنتظره برای ارائهٔ محصول یا خدماتتان به مشتریان بالقوه پیش بیاید. ممکن است برای چنین موقعیتی آمادگی نداشته باشید، اما اگر از قبل سخنرانی آسانسوریتان را آماده کرده باشید می‌توانید از این موقعیت به نفع خود استفاده کنید.

به یاد داشته باشید که ظاهر و زبان بدنتان پیش از آن که کلمه‌ای را به زبان بیاورید شروع به حرف زدن می‌کنند، پس باید تا جایی که می‌توانید در اولین برخورد خوب به نظر برسید. در حقیقت، زمانی که افراد دربارهٔ احساسات و عواطفشان صحبت می‌کنند، کلماتی که به زبان می‌آورند تنها هفت درصد کل پیامشان را در بر می‌گیرند. افرادی که در برقراری ارتباط مهارت دارند باید بتوانند زبان بدن و سرنخ‌های بصری را بخوانند و از آن‌ها برای تقویت پیام خود استفاده کنند.

۵. برگزاری جلسات پربار

جلسه‌ها می‌توانند محلی برای اشتراک‌گذاری ایده‌های بزرگ، گرفتن تصمیم‌های جسورانه و الهام‌بخشی به دیگران باشند. با این حال، بعضی شرکت‌ها جلسه‌هایشان را به خوبی مدیریت نمی‌کنند و این حس را به کارمندانشان منتقل می‌کنند که در حال تلف کردن وقت خود هستند. جلسه‌های پربار به صورت تصادفی اتفاق نمی‌افتند، بلکه به مجموعه‌ای از مهارت ‌های ارتباطی نیاز دارند. پادکست مصاحبه با کارشناسان نشان می‌دهد که چگونه می‌توان با مختصرتر و ساده‌تر کردن جلسه‌ها کارهای بیشتری را در زمان کمتر انجام داد.

احتمالا تا به حال در جلسه‌هایی حضور داشته‌اید که از موضوع پرت شده‌اند، هدف واضحی نداشتند یا تحت کنترل حاضرین ازخودراضی بودند. چنین جلسه‌هایی می‌توانند خسته‌کننده، ناامیدکننده و بی‌ثمر باشند، اما می‌توان این روند را تغییر داد. مقالهٔ دیگر ما با عنوان «برگزاری جلسه‌های پربار» می‌تواند به شما کمک کند که جلسه‌هایتان را به شکل ساختارمند، هدفمند و کارآمد برگزار کنید.

معمولا باید بین توجه به جزییات و ساده نگه داشتن جلسه‌ها تعادل برقرار کنید. به همین دلیل، همهٔ جلسه‌ها دقیقا طبق برنامه پیش نمی‌روند. اگر جلسه از موضوع اصلی دور شود، می‌توانید از نمودار مکالمه برای برگرداندن نظم به آن استفاده کنید. برای این کار به فردی نیاز دارید که ایده‌های جدید و نظرات را روی وایت‌برد بنویسد. مکتوب کردن صحبت‌ها می‌تواند برای جلسه‌های آتی مفید باشد. همچنین نوشتن صحبت‌های افراد به آن‌ها یادآوری می‌کند که صحبت‌هایشان شنیده شده است و نیازی به تکرارشان وجود ندارد.

باتجربه بودن رییس جلسه می‌تواند تاثیر زیادی روی کوتاه و موثر بودن جلسه‌ها داشته باشد. مهارت‌های این‌گونه مدیران معمولا عبارتند از:

• طراحی و برنامه‌ریزی جلسه‌ها.
• مشارکت دادن افراد با القاء حس راحتی.
• هدایت مسیر جلسه.
• ثبت نکات کلیدی.
• اطمینان از واقف بودن شرکت‌کننده‌ها به وظایف خود پس از پایان جلسه.

هنگام تعامل با گروهی از مخاطبان باید حواستان به چند خطر احتمالی باشد. مهم‌ترین خطر تبدیل شدن اختلاف نظر سازنده به مناقشه است. یاد گرفتن نحوهٔ مدیریت مناقشه‌ها اعتمادبه‌نفس شما را تقویت می‌کند و حل‌وفصل مثبت آن‌ها را تضمین می‌کند. همچنین باید از گروه‌اندیشی و سوگیری‌های شناختی هم اجتناب کنید.

۶. ارائهٔ سخنرانی‌های بی‌نقص

توانایی سخنرانی یکی از مهارت‌ های ارتباطی کلیدی برای مدیران یا هر کسی که رویای رهبری را در سر دارد محسوب می‌شود. حتی اگر سخنران باتجربه‌ای هستید، باز هم راه‌های برای ارتقاء مهارت‌هایتان وجود دارند.

اولین قدم برنامه‌ریزی دقیق است. اگر کمی وقت صرف پیاده‌سازی مطالبی کنید که می‌خواهید بگویید آن‌گاه ارائهٔ سخنرانی برایتان بسیار راحت‌تر خواهد بود. همچنین باید ساختار و سبکی را انتخاب کنید که مناسب مخاطبانتان باشند. یادتان باشد که می‌توانید از ابزارهای بصری هم بهره ببرید.

قبل از این که روی صحنه بروید اتاق را آماده کنید و از کار کردن صحیح تمام تجهیزات یا وسایل مطمئن شوید. یک ایراد فنی کوچک کافی است تا حواستان پرت شود و رشتهٔ کلام را از دست بدهید. باید توجه مخاطبان را به خودتان جلب کنید. برای این کار می‌توانید از روش‌های مقالهٔ دیگر ما با عنوان «نردبان انتزاع» کمک بگیرید. این مقاله به شما کمک می‌کند مدام بین جزییات ملموس و مفاهیم انتزاعی تغییر مسیر دهید. اگر سخنرانیتان را به خوبی تمرین کرده باشید اعتماد‌به‌نفستان افزایش پیدا می‌کند و می‌توانید بیشتر روی زبان بدنتان تمرکز کنید. سعی کنید حالت آرامی داشته باشید تا مخاطبان بتوانند روی پیامتان تمرکز کنند، نه روی حرکات ناگهانی ناشی از نگرانی شما.

سعی کنید پیش از رفتن روی صحنه با اشتباهات رایج در سخنرانی‌ها آشنا شوید و آن‌ها را از طریق تجربه نیاموزید. همچنین به یاد داشته باشید که حتی ماهرترین سخنران‌ها هم دچار استرس سخنرانی می‌شوند اما یاد می‌گیرند آن را کنترل کنند.

نکات کلیدی مهارت‌ ارتباطی

بهترین سخنران‌ها به مخاطبانشان گوش می‌دهند، به آن‌ها الهام می‌بخشند، در گرفتن تصمیم‌های درست کمک می‌کنند. موانع سر راه فهم بهتر مطالب را از میان بر می‌دارند. متاسفانه ارتباطات موثر را کمتر از حد انتظار در دنیای تجارت می‌بینیم. به احتمال زیاد تا به حال بارها اسیر پیام‌های نامفهومی شده‌ایم که پر از اصطلاحات بیش از حد تخصصی هستند.

با این حال، هر کسی می‌تواند با تمرکز روی این شش مهارت مسیر بهبود مهارت ‌های ارتباطی خود را آغاز کند.امیدواریم از خواندن این مقاله از سایت مرکز بیزینس کوچینگ ایران لذت برده باشید