اتوماتیک سازی کسب و کار به توجه زیادی نیاز دارد اما در حقیقت موضوع جدیدی نیست. از زمانی که مشاغل به وجود آمدند، ما همیشه به دنبال راه هایی بودیم تا کارایی و پایداری سیستم‌ها را افزایش دهیم. هدف ما این است که مدلی از کسب و کار ایجاد کنیم که بتواند کارها را بدون نیاز به اپراتور انجام دهد. این یعنی سیستم هایی را ایجاد کنیم و آنها را تا حد ممکن اتوماتیک سازی کنیم، به گونه ای که بازده ان ها افزایش و زمانی که برای انجام امور صرف می‌کنند کاهش، پیدا کند.یکی از بهترین و قابل اعتماد ترین روش ها برای رسیدن به این وضعیت استفاده از ابزار های بهتر است. در ادامه همراه مرکز بیزینس کوچینگ ایران باشید تا به صورت جامع به سراغ بررسی موضوع اتوماتیک سازی کسب و کار برویم!

اتوماتیک سازی کسب و کار یعنی شما در کار خود از سیستم هایی استفاده کنید تا هم عملکرد کارها را بهتر کنید و هم کارهای شما بتوانند بطور مستقل انجام شوند. این یعنی شما به عنوان مدیر یا صاحب آن کار زمان کمتری مشغول کار خواهید بود و یا زمان بیشتری پیدا می‌کنید تا کسب و کارتان را ارتقاء، و بازاریابی و جذب مشتریان را افزایش بدهید.
در بعضی موارد، کارها می‌توانند 100% اتوماتیک شوند تا بطور مستقل انجام شوند. در نتیجه شما هم می‌توانید فقط بنشینید و به سود حاصل از این اتوماسیون نگاه کنید. این به معنی درآمد مجهول است و هدف نهایی بسیاری از مردم از کسب و کارشان رسیدن به این مرحله است.

تحلیل کسب و کار

اتوماتیک سازی سیستم ها به چه معناست؟

اتوماتیک سازی یعنی اینکه شما به سیستم ها یا دستگاههای موجود برنامه ای بدهید تا آنها بدون نیاز به اپراتور بتوانند کارها را انجام دهند. برنامه هایی که برای این سیستم ها تعریف می‌کنید باید بسیار دقیق باشند تا سبب افزایش بازده این سیستم ها شوند.
خط تولید دیجیتال یا خط مونتاژ مثال بسیار خوبی از سیستمی کردن کسب و کار است که بدون دخالت انسان هزاران کالای مشابه را تولید می کند.

سیستم سازی کسب و کار

درآمد مجهول چیست؟

درآمد مجهول زمانی به دست می آید که شما در حال خواب و یا در سفر هستید، این به این معنی نیست که شما برای بدست آوردن آن پول زحمت نکشیده اید، بلکه یعنی شما در کار خود به طور مستقیم دخالت نداشته اید.
مثلا فروش لوازم دیجیتالی بصورت آنلاین مثالی از این نوع کسب و کار است. فروش این محصولات مانند استفاده از یک کتاب الکترونیکی یا برنامه ی کاملا دیجیتال است که به حضور فیزیکی شما نیازی ندارد. فروش این محصولات زمانی که شما سایتی طراحی کرده باشید که مشتریان بتوانند این محصولات را بصورت آنلاین خریداری کنند، برای شما زحمتی ندارد، درنتیجه نیازی نیست تا شما برای درآمدزایی فعالیت های فیزیکی انجام دهید، اما این در صورتی اتفاق می افتد که شما دائما سایت خود را آپدیت کنید و بازاریابی های بسیاری برای جذب مشتری انجام دهید.
برای اینکار شما می‌توانید برنامه جدیدی با نام مورد پسند مردم در فروشگاه های الکترونیکی قرار دهید، در آن صورت خواهید دید که چگونه پس از آپلود این برنامه، دانلود آن به طور چشم‌گیری افزایش پیدا می کند. اگرچه بازاریابی و ارتقاء برنامه ها ضرورتی ندارد، اما مسلما سودآوری شما را بیشتر می‌کند.
این کار ایجاد نوعی سیستم است که علیرغم درآمدزایی برای شما به حضورتان نیازی ندارد. بهترین مزایای این سیستم ها این است که شما وقت بیشتری پیدا می‌کنید تا همانطور که مطابق میل شماست آن را سپری کنید. بعلاوه ایجاد چنین سیستم هایی محدودیت ندارد و شما می‌توانید به تعداد دلخواه این سیستم ها را بوجود بیاورید.

نمونه های کسب و کارهایی با درآمد مجهول

• فروش محصولات خود به کمک خویشاوندان
• راه اندازی سایتی برای فروش محصول خویشاوندان تان
• درآمد زایی از طریق بازاریابی در سایت و از طریق برنامه و ویدیو
• واسطه گری و جذب مشتریان برای کارهای دیگر

استراتژی کسب و کار

استراتژی های اتوماتیک سازی کسب و کار

وقتی که شما در حال جمع آوری اطلاعات درباره اتوماتیک سازی هستید ، ممکنه مراحل سیستمی کردن کار را بخوبی درک نکنید مگر اینکه واقعا برای یادگیری این مراحل وقت و انرژی زیادی صرف کنید. پیدا کردن استراتژی های اتوماتیک سازی کار سختی می‌باشد. برای همین می توانید از استراتژی های تعریف شده که در زیر آمده است، استفاده کنید:

1. چارت ها (نمودارهای گردشی جریان کار)

این چارت ها، نمودارهایی هستند که به وضوح به شما می گویند : (اگر این مورد اتفاق افتاد، در آن صورت شما باید این کار را انجام دهید). استفاده از چارت ها به شما کمک می‌کند تا مشکلات را تشخیص بدید و آن ها را حل کنید و اینکه مطمئن بشید بهترین روش حل مشکل که در چارت شما برای شرایط مختلف تعریف شده، مشابه روش های موجود در چارتهای مختلف دیگر است. ارائه ی چارت به کارکنان‌تان باعث می‌شود تا آنها سوالات کمتری از شما بپرسند.

2. چک لیست ها

چک لیست ها به شما کمک می‌کند تا موقع انجام کارها ، چیزی را فراموش نکنید و در نتیجه مشکلات کمتری بوجود می‌آید. چک لیست ها همانند چارت ها باعث می‌شود کارکنان‌تان سوالات کمتری از شما بپرسند و بنابراین مشکلات ارتباطاتی بوجود نمی‌آید.

3. نرم افزار

برنامه های بسیاری برای اتوماتیک کردن و سیستم سازی تمام جنبه های کسب و کار شما وجود دارد. شما می توانید از برنامه ای مانند IFTTT استفاده کنید تا برای مثال، ایمیل هایی را به لیست کارهایی که باید انجام شوند اضافه کنید، یا از WordPress  استفاده کنید تا برای طراحی وب سایتتان زمان کمتری صرف کنید.
اجرای این مرحله از سیستم سازی یعنی نرم افزارهای سفارشی را بوجود بیارید تا از انجام کارهای کوچک و تکراری جلوگیری کند.

4. ابزار

این بخش شامل تقویت کننده های توان(مانند چکش،کامپیوتر،لیفتراک و …..) است که به شما کمک می‌کند تا نسبت به میزان توان ورودی و اتوماسیون( یعنی تولید ابزارهای دیجیتالی برای انجام امور بصورت اتوماتیک و بدون دخالت انسان) ، بازده خیلی بیشتری داشته باشید.

5. تولید درآمد مجهول

اگر شما می خواهید سیستم سازی کسب و کار خود را ارتقاء دهید ، در آن صورت باید به دنبال مدل هایی از کسب و کار باشید که برای شما در آمد مجهول تولید می کنند، مانند:فروش آنلاین محصولات دیجیتالی یا واسطه گری و جذب مشتری برای مشاغل دیگر.

6. مدیریت پروژه

مدیریت پروژه یعنی انجام هر پروژه به بهترین حالت ممکن برای جلوگیری از مشکلات و آماده سازی هر یک از بخشهای سیستم. مدیریت پروژه نه تنها برای ساختار شرکت بلکه باید برای امور شرکت هم مورد استفاده قرار بگیرد.
برای اطلاعات بیشتر درباره ی مدیریت پروژه می توانید به مقاله ی مدیریت پروژه در کسب و کار ها مراجعه کنید.

7. جلوگیری از بروز مشکلات ارتباطاتی

از سیستم هایی استفاده کنید تا بتوانید ارتباطاتی که روند کار را کند و در آن خلل ایجاد می کنند، را کاهش بدید.

8. آموزش و آمادگی تیم تان

هدف شما این است که در انجام امور مشارکت کمتری داشته باشید.
استفاده از چارت ها هم ، مانند استفاده از چک لیست ها ، باعث بهبود کار می شود. به کمک چارت ها می تواند موقعیت های مختلف را پس از تشخیص بهترین نوع عملکرد، طراحی کرد و در نهایت به بهترین راهکار رسید.
در بسیاری از موارد ، عملکرد یک مدیر یا صاحب کسب و کار مانند یک چارت و یا چک لیست است. چون کارکنان برای رفع مشکلات به آنها مراجعه می کنند و مدیران نیز دستورالعمل هایی را در اختیار کارکنان شان می گذارند تا کارکنان بتوانند مشکلات را حل کنند.
استفاده از چک لیست یا چارت باعث می‌شود مدیران بتوانند کسب و کارشان را بهتر سیستم سازی کنند و وابستگی کار به خودشان را از بین ببرند یعنی در انجام امور مشارکت کمتری داشته باشند.

رهبری کسب و کار

9. استفاده از چارت ها برای حل مشکلات

مثالی از چگونگی عملکرد یک چارت را می توان در یک گاراژ ماشین پیدا کرد. اگر شما مدیر یک کمپانی تعمیر ماشین هستید،در آن صورت احتمالا یک چارت (جریان کار) در ذهن خود دارید که می تواند به شما کمک کند تا ایرادات ماشین ها را تشخیص بدید و آن ها را حل کنید. شما از خودتان می پرسید : آیا این ماشین مشکل x را دارد؟ آیا صداهایی مانند y تولید می کند؟ آیا ساخت و مدل آن n است؟
اگر شما این چارت ها را فقط در ذهن دارید، بهتر است آنها را روی کاغذ یادداشت کنید، اینکار باعث می‌شود کارکنان شما که تجربه کمتری دارند هم بتوانند تمام کارهایی که خود شما به نحو احسن انجام می‌دهید، را همونطور انجام بدهند. به همین ترتیب، زمانی که کارکنان شما در حال حل مشکلات به کمک چک لیست ها هستند، کمتر دچار خطا و اشتباه می‌شوند.
استفاده از این چک لیست ها و چارت ها به شما این امکان را می‌دهدتا با پرسیدن سوالات بیشتری از خودتان، عملکرد بهتری داشته باشید و بتوانید سیستم کسب و کارتان را بسازید، نه اینکه فقط مشغول انجام کارها باشید. بعلاوه،این کار باعث می‌شود تمام مراحل کار شما از ابتدا تا انتها سیستم سازی بشود و این یعنی هر یک از مشتریان شما به اندازه خودتان به کار اهمیت می‌دهند و عملکرد بهتری خواهند داشت.

مزایا و خطرات استفاده از ابزارها

مزایای استفاده از این ابزارها افزایش بازده،کاهش نیروی کار و زمان ، افزایش سود آوری و گردش کار(حجم معاملات) می‌باشد.
نکته ی بسیار مهمی که در رابطه با استفاده از ابزارها وجود دارد این است که، این ابزار ها مشکلاتی را نیز بوجود می آورند ، مثلا اگر در یک خط تولید اتوماتیک خطایی رخ دهد، این خطا بطور اتوماتیک افزایش پیدا می‌کند.
برای اینکه بتوانید از ابزارها استفاده کنید، باید دائما عملکردشان رو مورد بررسی قرار بدید تا مطمئن شوید که کارایی لازم را دارند.

 اپلیکیشن بیزینس کوچینگ

تقویت کننده های توان چه چیزهایی هستند؟

تقویت کننده های توان، ابزارهایی هستند که میزان توان را تقویت می‌کنند و در نتیجه بازده را افزایش می‌دهند.
نمونه ی بارز یک تقویت کننده توان، چکش است.وقتی شما با میزان مشخصی از نیرو به سر یک میخ ضربه می‌زنید، نیروی وارد شده به سر میخ با کمک چکش تقویت می‌شود، بنابراین لازم نیست به همه قستهای میخ ضربه وارد کنید ،این باعث صرفه جویی در زمان و نیرو می‌شود، برعکس زمانی است که شما بدون اینکه ابزاری داشته باشید، سعی می‌کنید یک قایق بسازید.
رایانه ها نیز از تقویت کننده های توان به شمار می آیند،چرا که شما می‌توانید با استفاده از کامپیوتر در یک روند بسیار سریع ارتباط برقرار کنید یا طراحی هایی را انجام دهید. لیفتراک هم یک نمونه ی قدیمی از تقویت کننده ی توان است.