بک لاگ پروژه یک ابزار ضروری برای هر مدیر پروژه به شمار می رود. مدیر پروژه باید هنگام برنامه ریزی و اجرای پروژه های خود از بک لاگ استفاده نماید. به طور کلی بک لاگ می تواند به پیگیری کارهایی که باید انجام شود، به اتمام رساندن وظایف محول شده و میزان کار باقی مانده برای تکمیل به موقع همه چیز کمک کند. اما بک لاگ چیست؟ و چگونه یک بک لاگ را مدیریت باید مدیریت کرد؟ آیا نسبت به مزایای بک لاگ در پروژه های خود اطلاعی دارید؟ اینها تنها برخی از سوالاتی هستند که امروز در این مطلب تصمیم داریم به پاسخ آن بپردازیم؛ پس برای کسب اطلاعات بیشتر درمورد بک لاگ ادامه این مطلب از سایت ایران بیزینس کوچینگ را از دست ندهید!

بک لاگ چیست؟

همانطور که در بالا هم به این مسئله اشاره کردیم، در مدیریت پروژه بک لاگ لیستی از وظایفی است که برای یک دوره زمانی معین اولویت بندی شده اند. به عبارت دیگر بک لاگ ثبت کارهایی است که باید انجام شود. ضمن اینکه ترتیب انجام کارها هم در این لیست درج خواهد شد.

به طور کلی می توان بک لاگ را یک لیست اولویت بندی شده از اهداف، ویژگی ها، نیازمندی ها، اشکالات و سایر وظایفی که باید در طول پروژه شما تکمیل شوند، دانست. همچنین امکان دارد بک لاگ اطلاعات اضافی مربوط به کارهای مختلف را هم شامل شود. برای مثال این اطلاعات اضافی می تواند تخمین مدت زمان تکمیل پروژه یا فردی که وظیف تکمیل آن را بر عهده دارد، باشد. در این صورت با استفاده از بک لاگ هیچ تاخیری در اجرای پروژه های شما به وجود نمی آید. لازم به ذکر است که بک لاگ ها را می توان در هر نوع پروژه ای، چه پروژه های کوتاه مدت و چه طرح های بلند مدت، استفاده کرد.

چرا باید از بک لاگ برای مدیریت پروژه خود استفاده کرد؟

در بالا به شما گفتیم که بک لاگ چیست، حال باید به اهمیت و مزایای بک لاگ برای استفاده در پروژه های مدیریتی بپردازیم. همانطور که در بالا هم اشاره کردیم استفاده از بک لاگ برای پروژه ها و نقاط عطف شما مزایای زیادی دارد، که برخی از آن ها بر شمردیم. با این حال بک لاگ کمک می کند تا تمام کارهایی که باید انجام شوند را پیگیری کرده و هیچ ابهامی در مورد آنچه که باید تا پایان پروژه تکمیل گردد وجود نداشته باشد.

ضمن اینکه بگ لاگ می تواند در زمینه های زیر برای شما مفید واقع شود:

• ردیابی هر کاری که باید در یک دوره زمانی مشخص انجام شود؛ این مورد برای پروژه های طولانی اهمیت بسیار زیادی دارد.
• مدیریت منابع و اینکه چه کسی چه قسمتی از پروژه را تکمیل خواهد کرد
• شناسایی خطرات یا مسائل در مراحل اولیه و حل آن ها با بیشترین سرعت ممکن
• شناسایی هر گونه تنگنا در پروژه

نحوه ایجاد یک بک لاگ

در بالا دریافتید که بک لاگ چیست و با مزایای آن هم آشنا شدید، حال در این مرحله می خواهیم به نحوه ایجاد یک بک لاگ بپردازیم. بهتر است بدانید که ایجاد یک بک لاگ می تواند به روش های مختلفی انجام گیرد. اما رایج ترین روش برای ایجاد بک لاگ، ایجاد داستان های کاربراست. این داستان ها شرح کوتاهی از وظایفی هستند که باید تکمیل شوند. پس از ایجاد داستان های کاربر، باید آنها را بر اساس سطح اهمیتشان اولویت بندی نمایید.

ابزارهای ایجاد بک لاگ

به منظور ایجاد بک لاگ ابزارهایی وجود دارد، این ابزارها شامل موارد زیر می شوند:

• کارت های شاخص

این یک استراتژی ساده و موثر ایجاد بک لاگ به شمار می رود. همه کارها را روی کاغذهای جداگانه یا کارت های شاخص یادداشت کنید، سپس آنها را بر اساس اهمیتشان برای پروژه اولویت بندی نمایید.

• Trello

اگر از Trello برای مدیریت وظایف در پروژه های خود استفاده می کنید، بک لاگ های جدید را به عنوان برد در این نرم افزار اضافه نمایید. بدین ترتیب می توانید پیشرفت های کار را به راحتی مشاهده کرده و پیگیری کنید.

• Jira

Jira دقیقا مشابه Trello عمل می کند. با این ابزار می‌توانید برای پروژه‌های جدید خود در Jira بک لاگ ایجاد کرده و پیشرفت را دنبال کنید.

• Foxly

Foxly for Jira یک پلاگین اولویت ‌بندی برای Jira است که به شما کمک می ‌کند با استفاده از روش‌ های اولویت ‌بندی استاندارد صنعت، پروژه‌ هایتان را اولویت ‌بندی کرده و تأثیرگذارترین وظایف را شناسایی نمایید.

به یاد داشته باشید لازم نیست همیشه همه چیز را به یکباره برای ایجاد یک بک لاگ تعریف کنید. شما می توانید با اطلاعات موجود یک بک لاگ ایجاد کرده و سپس با مشاهده جزئیات بیشتر در پروژه، تعاریف جدید را به بک لاگ خود اضافه نمایید.

چه کسی کارهای بک لاگ را مدیریت می کند؟

اینکه بدانید بک لاگ چیست تا حدی به شما کمک می کند تا بتوانید مدیریت آن را به شخص درستی بسپارید. با این حال معمولا مدیریت بک لاگ معمولا به مدیر پروژه واگذار می شود. اما اصلاح بک لاگ می تواند به اعضای تیم واگذار گردد، تا آنها بیشتر در پروژه های خود درگیر شوند و درک کنند که همیشه چه کاری باید انجام گیرد.

در حالت ایده آل مدیریت بک لاگ یک فرآیند مشارکتی است که باید همه افراد پروژه را درگیر کند. شما می توانید با یک تیم بک لاگ کار کنید، که این تیم شامل سایر اعضای مدیریت یا افرادی است که هر کدام از آن ها یک کار را تکمیل می کنند. با این توضیحات می توان گفت در بک لاگ همه از کارهایی که باید انجام شوند، آگاه هستند و هیچ تاخیری در اجرای پروژه ها در سراسر شرکت وجود ندارد.

چگونه می توان مهارت های مدیریت بک لاگ را بهبود بخشید؟

راه‌های زیادی برای بهبود مهارت‌های مدیریت بک لاگ شما وجود دارد، از جمله آن ها می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• بررسی بازخوردهای بک لاگ ایجاد شده توسط تیم
• پیگیری بک لاگ و مدت زمانی که طول می کشد تا بک لاگ تکمیل گردد.
• در صورت وجود وظایف بزرگ در بک لاگ، آن ها را به وظایف کوچکتر تقسیم کرده و دیگران را هم در جریان امور بک لاگ قرار دهید.

جمع بندی

بک لاگ چیست؟ امروز ما در مورد این مسئله با شما صحبت کردیم. حال بعد از مطالعه این مطلب شما بدون شک با این مسئله آشنا شده اید. امیدواریم که در آینده بتوانید با استفاده از این استراتژی پروژه های خود را بهتر مدیریت کنید.

منبع