یک روز قبل از اینکه شما قصد دارید به تعطیلات یک هفته ای بروید، صندوق دریافت پیام های شما پر از پیام و میز شما با انبوهی از برگه ها که کارهایی که باید انجام شود را شرح می دهند، پوشیده شده است. علیرغم این که به خودتان قول داده اید که در طول سفر و تعطیلات نمی‌خواهید این کارها را انجام دهید و به آن ها فکر کنید اما به نظر می رسد، باید یک صندلی در هواپیما کنار خودتان برای لپ‌تاپ‌تان رزرو کنید. این هم یک تعطیلات دیگر خواهد بود که شما باید وقت‌تان را بین تماشای مناظر و تفریح، و رسیدگی به کارها تقسیم کنید. با تمام این شرایط چاره‌ی رفتن به یک تعطیلات بدون دغدغه‌ی کاری در این روز ها که کسب و کارها سخت مشغول کار هستند چیست؟ در ادامه این مقاله با 10 قدم برای داشتن یک تعطیلات بدون دغدغه کاری آشنا می شویم.
استراحت فقط به منظور رهایی از کار انجام نمی‌شود بلکه شما میتوانید برای بهتر انجام دادن کارها هم استراحت کنید. هنگامی که به تعطیلات میروید ذهن شما برای مدتی آزاد میشود و می توانید بهتر به کارهایتان فکر کنید تا آنها را ارتقاء دهید. اما زمانی که استراحت نمیکنید و کارهای زیادی برای انجام دارید ذهن شما نمی‌تواند آزاد باشد تا پس از مدتی عملکرد بهتری داشته باشد زیرا دائما باید بر انجام کارهای خود تمرکز کنید که این باعث افزایش استرس شما میشود.
شاید فکر کنید که اگر برای مدتی کار را رها کنید اتفاقات بدی بیفتد و کارها به درستی انجام نشود و نتایج بدی حاصل شود مثل: از دست دادن مشتری ،کاهش فروش، از دست دادن و کاهش بهره وری و …، اما این طور نیست. زمانی که شما مدتی کار را رها کنید میتوانید نقاط ضعف و قوت کارهایتان را با دقت مشخص کنید. شاید با خود اینگونه فکر کنید که شما تنها کسی هستید که می دانید چه طور اطلاعات پرداخت افراد را بروز کنید یا چه زمان هایی باید بر آموزش و کار سپاری تمرکز کنید یا ممکن است از خود سوال کنید چه کسی به غیر از خودتان توانایی های لازم برای بخش آموزش و کار سپاری را دارد.
اگر کارها را به تیم‌تان بسپارید و کارها را الویت بندی کنید خواهید توانست تا بر کار استراتژیک که لازمه ی شرکت شما است ، تمرکز کنید. در صورتیکه شما در رابطه با داشتن تعطیلات یا رفتن به سفر دچار اضطراب و سردرگمی می شوید، یعنی شغل تان به شما وابسته است، اما اگر کار را برای مدتی رها کنید میتوانید ایرادات سیستم هایتان را تشخیص دهید. میتوان رها کردن کار را مانند تستی در نظر گرفت که چگونگی عملکرد کارها بدون حضور خودتان را مشخص می کند و مشخص می کند که چه بخش هایی را می توان بهبود و ارتقاء داد.
چک لیستی برای داشتن یک تعطیلات بدون دغدغه کاری فوق العاده
تمامی فعالیت ها برای داشتن یک کسب و کار موفق بایستی از یک سیستم پیروی کنند. در ادامه می توانید چک لیستی برای رهایی از کسب و کارتان حتی برای چند روز بیابید. از این ده قدم استفاده کنید تا ذهن شما هوایی بخورد.
1. تعیین کردن کارها
ملاقات های کاری ،کارهای در حال انجام و کارهای روزانه ای که باید قبل از تعطیلات شما یا در طول آن، انجام شود را در لیستی بنویسید.
2. الویت بندی
چه کارهایی باید دقیقا پیش از رفتن شما به تعطیلات انجام شوند؟طبق اهمیت، زمان انجام و طول انجام پروژه، این کارها را الویت بندی کنید. مشخص کنید چه کاری باید حتما با حضور خودتان انجام شود و چه کاری را می توان به افراد دیگر محول کرد و از خود اینطور سوال کنید: این کار بدون حضور من چه طور انجام می شود؟ آیا واقعا به حضور من نیازی است؟ اگر کارهایی که از اولویت پایینی برخوردارند را در این لیست مشخص کنید می توانید یک تعطیلات بدون دغدغه کاری را تجربه کنید چرا که تا کنون برای کار های بدون اولویت دغدغه داشتید.
3. کارهای اولویت بندی شده را به لیست کارهای انجام نشده و ناتمام کارکنان تان اضافه کنید.
لیستی از کارهای انجام نشده (کارهایی که باید انجام شوند) در اختیار کارمندان تان قرار دهید زیرا اینکار باعث میشود بهره وری شما حفظ شود و کارمندان شما دائما در حال ایمیل زدن به شما و پرسیدن اینکه حالا باید چه کار کنیم؟ نباشند. چه کارهایی باید زمانی که شما در تعطیلات هستید انجام شود؟ و برای انجام این امور چه ابزارها و اطلاعاتی مورد نیاز است؟
4. جایگزین هایتان را هنگام تعطیلات بدون دغدغه کاری مشخص کنید.
شما در غیاب خودتان می توانید به چه کسی اعتماد کنید تا به جای شما تصمیم گیری کند؟ ممکن است بخش های زیادی برای تمرکز وجود داشته باشد به همین دلیل شما باید چندین فرد را که هر یک صلاحیت و توانایی متفاوتی دارد برای انجام امور انتخاب کنید؛ هر چیزی و هر کسی که برای شما و موقعیت تان بهتر باشد. اطلاعات تماس خود را فقط در اختیار یک نفر بگذارید تا در مواقع اضطراری با شما تماس بگیرد و با آن فرد توافق کنید که فقط در شرایط خیلی ضروری با شما تماس بگیرد.
5. با اعضای تیم تان برنامه های هفته ای که شما در تعطیلات هستید، را بررسی کنید.
مطمئن شوید اعضای تیم شما اطلاعات کافی در مورد مراحل قبلی که ذکر شد ، دارند و میدانند چه کارهایی را باید در کنار وظایف روزانه ی شان انجام دهند و در صورتی که زمان اضافی داشتند چه اموری را پیش ببرند و برای کمک و پرسیدن سوالاتشان به چه کسی یا کسانی مراجعه کنند.
6. وظیفه هر یک از کارمندان را برایشان ایمیل کنید.
یک ایمیل که شامل اطلاعاتی مانند: شرح وظایف، مدت زمان تعطیلات شما، و …. به تمام اعضای تیم خود ارسال کنید تا آنها یک منبع برای مراجعه داشته باشند و بتوانند با هم هماهنگ باشند.
7. برنامه ی تفریحی خود را با بخش ها، تیم ها و پیمانکاران خارج از شرکت تان نیز در میان بگذارید
مطمئن شوید منابع لازم را در اختیار اعضای تیم تان پیش از شروع تعطیلات گذاشته اید. انجام این مرحله برای شرکت هایی که با سازمانهای دیگر همکاری می کنند و برای کارمندان و مدیران شما زمانی که در تعطیلات هستند بسیار مهم و مفید است.
8. قرار ملاقاتی برای زمان بازگشت تان ترتیب دهید.
از مدیران تیم تان بخواهید تا اطلاعاتی درباره ی مواردی که در غیاب شما اتفاق افتاده است را در اختیار شما قرار دهند. انجام این کار باعث ارتقاء سیستم های شما می شود. شما ممکن است از تیم خود بپرسید : زمانی که من نبودم چه چیزهای جدیدی یاد گرفتید؟ چطور اتفاقات غیر منتظره را کنترل و مدیریت کردید؟ چه کارهایی به خوبی و چه کارهایی ناقص انجام شدند؟
9. پیام رفتن و یا برگشتن را به کارمندان تان ارسال کنید.
یک روز پیش از رفتن به تعطیلات و یک روز قبل از بازگشت به کار به کارمندان خود اطلاع دهید تا وقت آزادی برای پاسخگویی در اختیار خودتان بگذارید. در این پیام به کارمندان خود بگویید قصد دارید پیام هایی که در طول تعطیلات تان دریافت و ارسال کردید را حذف کنید، خواهید دید که آن ها دوباره در جواب این پیام به شما ایمیل نمیزنند زیرا آن ها راه حل هایی برای حل مشکلات پیدا کرده اند.
10. رها شدن از کار
تمام برنامه های کاری موجود در لپ تاپ و گوشی همراهتان را غیر فعال و هشدارهای مربوط به کارتان را خاموش کنید، تا زمانی که از تعطیلات بازگردید.
از تعطیلات بدون دغدغه کاری خود لذت ببرید
رفتن به تعطیلات و محول کردن امور به کارمندان تان ،یعنی شما اعتقاد دارید آن ها هم باید مثل شما استراحت کنند و به تعطیلات بروند، در مقایسه با زمانی که شما کار را رها نمیکنید و به آنها این حس و پیام را منتقل میکنید که: من از شما انتظار دارم همیشه در تعطیلات، عروسی، زمانی که همراه با خانواده هستیدو…. در دسترس باشید زیرا شما همیشه باید کار کنید و من اعتقادی ندارم که شما باید به تعطیلات بروید و استراحت کنید. کدام یک بهتر است؟
اگر چه داشتن این چک لیست ، لیست کاملی از فعالیت ها و نظرات است اما پیروی کردن از مراحل نامبرده شده باعث ایجاد یک روش جدید برای ارتباط با کارمندان تان می شود، اینکار باعث میشود شما دید بهتری نسبت به وظایف و مسئولیت ها داشته باشید و به مدیران خود این فرصت را می دهید که تسلط بیشتری نسبت به وظایف شان داشته باشند. البته اگر شما در ساخت و انجام این چک لیست نمی توانید موفق باشید می توانید در دوره جامع بیزینس کوچینگ از ما کمک بگیرید.
چه کسی می داند، شاید رفتن به تعطیلات همان چیزی که شغل شما برای ارتقاء به آن نیاز دارد .
مقالات مرتبط
