فرقی نمی‌کند برای اولین پست مدیریتی‌تان آماده می‌شوید، یا سال هاست مدیر تیم های مختلف بوده‌اید، همواره مطلب جدیدی برای یادگیری و مهارت هایی برای پرورش دارید. برای مدیر عالی بودن، باید در طول روز نقش های مختلفی را تجربه کنید. در طول روز، ممکن است استاد، مربی، مشوق، اعتراف‌کننده، قاضی و داور و تصمیم گیرنده باشید. و باید بتوانید با تمامی چالش ها و فشارهایی که قبول مسئولیت افراد دیگر و همچنین خودتان به همراه دارد بسازید. مدیریت تیمی مهارتی است که برای سازمان بخشیدن به امور کارکنان‌تان به کمک شما می‌آید.
مهارت مهم و ضروری برای مدیریت تیمی
در این مقاله از مرکز بیزینس کوچینگ ایران، با ابزاری آشنا می‌شوید که به شما کمک می‌کنند مدیر موثری شوید. ما آن‌ها را به شش بخش مطابق زیر تقسیم کرده‌ایم:
- درک مبانی پست‌های مدیریتی.
- جذب و معارفه موثر
- درک مناسبات تیمی
- اثرگذاری و انگیزه تیمی
- تربیت و مربیگری تیم‌تان
- مواجهه با شرایط مدیریتی دشوار
یکی از نقاط شروع مناسب می‌تواند یافتن میزان مهارت‌های مدیریتی‌تان در حال حاضر باشد و این کار را می‌توانید با پرسشنامه تعاملی ما انجام دهید. اطلاعاتی که کسب می‌کنید به شما در بهره‌گیری حداکثری از نقاط قوت‌تان و رفع نقاط ضعف‌تان کمک خواهد کرد. شروع کردن سیر مدیریت می‌تواند نفس‌گیر باشد و به احتمال زیاد مستلزم آن است که در رویکردتان به کار تجدیدنظر کنید. برای مثال، گاهی اوقات روی آوردن از انجام مستقیم کارها به اتکا به افراد دیگر برای انجام امور دشوار است.
فارغ از میزان تجربه‌تان، لازم است که روابط کاری مثبتی با افرادتان برقرار کنید. می‌توانید ذهنیت اولیه مثبتی برجای بگذارید و اعتماد اعضای تیم‌تان را با ایجاد جو مناسب در اولین جلسه و با اندکی آشنایی قبلی با آن‌ها جلب کنید.
1.درک مبانی پست های مدیریتی
شما در مقام مدیر به احتمال زیاد با موقعیت‌ها و افراد مختلفی همه‌روزه سر و کار خواهید داشت. با این حال، کار شما همواره مثل یک «سفر بی‌دردسر» نخواهد بود. باید نقاط اشتعال احتمالی در تیم‌تان را شناسایی و مدیریت کنید.
هم در زمان‌های خوب و هم در زمان‌های بد، توصیه می‌کنیم که مدل مدیریت رهبری تحول آفرین را هدف قرار دهید. در این مدل، تیم و مدیر آن برای «افزایش سطح اخلاق و انگیزه یکدیگر» همکاری می‌کنند. شما به همراه هم تیمی بسیار کارآمد و مفید را ایجاد خواهید کرد.
2. جذب و معارفه موثر
گفته می‌شود که مهمترین بخش از کارگردانی فیلم انتخاب بازیگران مناسب است. اگر بازیگران انتخابی مناسب نقش‌های موجود باشند، احتیاج کمتری به آموزش دقیق یا تصحیح اشتباهات در ادامه وجود دارد. جذب موثر نیز به طریق مشابه جز اجزای ضروری مدیریت تیمی است.
فرآیند سرمایه‌گذاری در استعدادهای جدید می‌تواند پرهزینه و زمان‌بر باشد و برای همین نباید این تصمیم را سرسری گرفت. از خودتان بپرسید تیم مناسبی با توجه به ماهیت در حال تغییر محیط کسب و کار یا عملیاتی خود دارید.
ممکن است جذب نیرو از داخل سازمان خودتان را مدنظر داشته باشید. هر چه باشد، درک مناسبی از مهارت‌ها و استعدادهای فردی که از قبل او را می‌شناسید دارید و قبلا در رشد او سرمایه‌گذاری کرده‌اید. ولی چشمان‌تان را به روی کمبودها نبندید – مراقب افتادن در دام اصل پیتر با ارتقای اعضای ارزشمند تیم به سطحی بالاتر ازشایستگی‌شان باشید.
مصاحبه شغلی همچنان بهترین شیوه برای آشنایی با داوطلبان و ارزیابی صلاحیت آن‌ها است. برای همین خوب است که مهارت‌های مصاحبه خود را مرور کنید و تکنیک‌های پرسش سنتی را با مصاحبه مبتنی بر شایستگی و آزمون استعدادیابی ترکیب کنید.
بعد از ارائه پیشنهادتان و قبول آن، باید هرکاری که از دست‌تان بر می‌آید برای موفقیت آن پست انجام دهید. به مقالات ما در زمینه‌ی تعامل با جذب‌شدگان جدید و معارفه موفق مراجعه کنید تا مطمئن شوید که استخدامی‌های شما قوی‌ترین شروع ممکن را در سازمان‌تان رقم می‌زنند.
3. درک مناسبات تیمی
تیم‌های همه‌جانبه از افراد با مجموعه مهارت‌ها، شخصیت‌ها و تجارب زندگی مختلف تشکیل می‌شوند تا احتمال این که اعضای تیم دنیا را به شکل‌های مختلف ببینند افزایش یابد. شیوه‌ی امتحان شده و مورد اعتماد مدیریت با پرسه‌زدن (MBWA) شیوه‌ای مفید برای یافتن نحوه‌ی رفتار و عمل اعضای تیم‌تان هم در سطح فردی و هم در سطح جمعی است.
مناسبات آن‌ها در قالب گروه تا حدودی تحت تاثیر میزان شناخت آن‌ها از یکدیگر است. آیا تیم شما مدت‌هاست با هم کار میکند یا به تازگی ایجاد شده است؟ تیم‌ها اغلب از چند مرحله عبور می‌کنند تا افراد با هم آشنا شوند و در پست‌های جدید خود مستقر شوند. مقالات ما به نام‌های شکل‌گیری، بارش، انسجام و اجرا و نردبان دندانه‌دار درک مناسبی از این مراحل و این که چه کاری برای حاصل کردن بهترین نتیجه از آن‌ها می‌توانید انجام دهید به شما می‌دهند.
بسته به حیطه‌ی کاریتان، ممکن است متوجه شوید که برخی از باارزش‌ترین اعضای تیم‌تان غیراجتماعی یا درون‌گرا هستند. درک نقاط قوت و ضعف آن‌ها نیز در کمک به احساس خوش‌بختی آن‌ها و همکاران‌شان و حداکثر کردن مشارکت‌شان ضروری است.
4. اثرگذاری و انگیزه‌دهی به تیم
برای بهبود اثرگذاری تیم، داشتن داده‌های مربوطه جهت جمع‌آوری، رهگیری و پاسخ دادن ضروری است. از این رو، شاخص‌های عملکرد کلیدی را شناسایی کنید و برای برآورده کردن آن‌ها برنامه‌ریزی کنید. مطمئن شوید که هر گونه هدف مبهم را به مقصد و اقدامی مشخص تبدیل می‌کنید که ارتباط مستقیم با اولویت‌های سازمان‌تان دارد. نگاهی به مقالات ما در زمینه‌ی OKRها بیندازید تا چگونگی آن را یاد بگیرید.
پیگیری پیشرفت نیازمند آن است که نحوه استفاده تیم‌تان از زمان را درک کنید. یکی از راه‌های انجام این کار تحلیل DILO است که مخفف «روز در زندگی …» است و می‌تواند به شما در مشاهده‌ی این که از زمان تیم‌تان با بیشترین اثرگذاری استفاده می‌شود یا خیر کمک کند. ولی لازم است که افرادتان را در این فرآیند جمع‌‌داری داده مشارکت دهید (در صورتی که آن‌ها تصور کنند ازشان «جاسوسی» یا مدیریت ذره‌بینی می‌شود احساس دلسردی می‌کنند.
تیم باانگیزه اغلب تیمی موثر است. از این رو، جهت درک نقاط ضعف و قوت‌تان در این حوزه در آزمون سنجش میزان انگیزه ما شرکت کنید. یادتان باشد، هر چقدر بهتر بتوانید اصول انگیزشی ، مثل استفاده از پاداش‌های مناسب و موثر و ارائه‌ی کار مفید، را از خود نشان دهید، افراد شما احساس انگیزه بیشتری خواهند کرد.
به طریق مشابه، تیمی که دلبستگی عاطفی دارد اغلب کار بهتری هم تولید میکند. مدل سه مولفه‌ای تعهد سه عامل موثر بر احساس افراد راجع به سازمان استخدام‌کننده‌شان را بررسی میکند.
ولی اصول اولیه را فراموش نکنید: سلسله مراتب نیازهای مازلو نشان می‌دهد رسیدگی به ایمنی، امنیت و راحتی و هم چنین پرورش حس تعلق، عزت نفس و خودشکوفایی چقدر اهمیت دارد.
مقالات ما در زمینه‌ی نظریه انگیزه انسانی مککلاند و عوامل انگیزه‌دهنده و بهداشت هرزبرگ به شما در لحاظ عوامل افزایش و یا کاهش انگیزه هریک از اعضای تیم به صورت فردی کمک میکند و این عامل شاید پول نباشد!
5. پرورش و مربیگری تیم‌تان
یادگیری پرورش تیم‌تان و درک نیازهای پرورشی هریک از افراد یکی از بخش‌های مدیر خوب بودن است. همچنین می‌توانید از ماتریس مهارت‌ها برای تحلیل نیازهای آموزشی اعضای تیم‌تان استفاده کنید.
می‌توانید عملکرد را از طریق مربیگری، تفویض امور و مدیریت استعداد در میان راهبردهای فراوان دیگر ارتقا دهید. یکی از نقاط شروع مناسب برای این امور، انجام ارزیابی نیازهای آموزشی در مورد تیم‌تان است.
اگر او مهارت و اراد‌ه‌ی لازم را داشته باشد، انتخاب آموزش حین خدمت و آموزش متقابل می‌تواند به او تجربه و دانش مورد نیاز برای انجام طیف وسیعی از وظایف فراتر از موارد مشخص شده در شرح وظایفش را بدهد. این مساله می‌تواند به تقویت لذت و مشارکت او در کار کمک کند.
مربیگری افرادتان می‌تواند به شما در برقراری رابطه صمیمانه، کمک به آن‌ها در طول تغییرات تجاری، ایجاد خودآگاهی و یافتن راهکار کمک کند. ولی یادتان باشد این کار زمان و فکر زیادی می‌برد، برای همین حواس‌تان باشد که بین مربیگری و سایر مسئولیت‌هایتان تعادل برقرار کنید.
نظریه گسترش دادن و ساختن نشان می‌دهد که تیم خوش‌بخت و دلبسته احتمالی بیشتری دارد که خلاق باشد و شیوه‌های کار کردن جدید و بهتری پیدا کند. برای همین، ایجاد جو تیمی مثبت را، برای مثال با قدردانی از دستاوردها هدف قرار دهید. این کار می‌تواند تاثیر عمیقی بر رشد تیم‌تان بگذارد.
6. مواجه با موقعیت‌های مدیریتی دشوار
شنا تلاش می‌کنید تیمی بالنده ایجاد کنید که همکاری مثبتی از خود نشان می‌دهد، روحیه بالایی دارد و نتایج موفقی حاصل میکند. با این حال، واقع‌بین هستیم و می‌دانیم که زندگی فراز و نشیب‌های پراکنده‌ای سر راه ما قرار می‌دهد!
وقتی که کارها به خوبی پیش می‌روند، مدیر بودن می‌تواند تا حد زیادی لذ‌ت‌بخش و رضایت‌بخش باشد. ولی شما وقتی قدرت واقعی خودتان به عنوان رئیس را کشف می‌کنید که اوضاع سخت می‌شود.
چالش‌هایی که با آن مواجه هستید می‌تواند از داخل تیم‌تان یا عوامل خارجی خارج از کنترل شما یا سازمان‌تان بیاید. برای مثال، ممکن است احساس ناتوانی کنید چون تیم‌تان بیش از حد بزرگ شده است یا برعکس، در حال کوچک شدن یا دچار گردش کارکنان بالا است. در همین حال، شرایط کسب و کار وسیع‌تر می‌تواند به شکل فزاینده‌ای بی‌ثبات و غیرقابل پیش‌بینی باشد.
وجود اجزای رقابت یا تقابل در داخل تیم‌ها طبیعی است و این مساله می‌تواند به شکل‌های مثبتی هدایت شود. ولی یادتان باشد که این می‌تواند در قالب رفتارهای منفی به دیگران نیز سرایت کند. برای همین، باید به حل اختلاف اطمینان داشته باشید و بدانید چگونه رفتار بد مثل قلدری و تبعیض را شناسایی و با آن برخورد کنید.
با این حال، مسائل محیط کار همواره ناشی از بدخواهی یا سونیت نیستند. افراد دارای حسن نیت هم ممکن است گرفتار تضاد در زمان تقابل ارزش‌هایشان شوند. احتمالا دلایل عمیق‌تری در پس کار شلختهیا غیبت‌های طولانی مدت وجود دارد برای همین سعی کنید با ذهنی باز هریک از مسائل را بررسی کنید.
آمیزه‌ای از شخصیت‌ها می‌تواند موجب تنش (یا یدتر از آن) و همچنین تقویت شود. برای مثال، در جایی از حرفه‌ی خود، احتمالا مجبورید با اعضایی سر و کار داشته باشید که بی‌ثبات، سلطه‌جو ، مستکبر، خودشیفته، عصبی هستند و یا تعدادی دیگری از ویژگی‌های شخصیتی «دشوار» را از خود نشان می‌دهند.
گاهی چالشی که با آن مواجه هستید بیشتر ماهیت لجستیک یا فرهنگی دارد. برای مثال، ممکن است از شما خواسته شود تیمی را در خارج مدیریت کنید، چه در کره جنوبی باشد و چه در رومانی، نیجریه ، برزیل یا جای دیگر. نگاهی به مجموعه منابع اختصاص یافته ما به کشورها و فرهنگ‌های مختلف در سطح جهان بیندازید تا به ایجاد درک و احترام در شما کمک کند.
برای مشاهده‌ی راهنمای کلی‌تر برای کار برون مرزی، مطمئن شوید که منابع ما در زمینه مدیریت در میان فرهنگ‌های مختلف و ابعاد فرهنگی هوفستد را می‌خوانید که به شما در ایجاد هوش فرهنگی کمک میکند.
نکات کلیدی
بهترین مدیران، الهام‌بخش افراد خود هستند و به آن‌ها در اتخاذ اقدام موثر کمک می‌کنند. با این حال، مدیریت تیم می‌تواند دشوار باشد، برای همین انتظار نداشته باشید بار اول همه چیز را راست و ریس کنید. ولی با تمرکز بر شش حوزه‌ی مهارت کلیدی در بالا می‌توانید به مدیر از نوعی تبدیل شوید که به پیشرفت تیم تان کمک میکند و فرایند مدیریت تیمی را تسهیل میکند.
مقالات مرتبط
